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AnleitungSchulungsbibliothek

Eine gemeinsame Schulungsbibliothek für dein Team einrichten

Eine gemeinsame Schulungsbibliothek in Scholarly ist die Bibliothek deines Teams: alle Quelldokumente und fertigen Schulungsinhalte, die jemand mit dem Team teilt, an einem Ort, auf den jedes Mitglied zugreifen kann. Erstelle dafür einen Arbeitsbereich in Scholarly Teams, füge deine Standardarbeitsanweisungen, Richtlinien, Handbücher und Aufnahmen hinzu und teile sie, einen Ordner oder ein teameigenes Projekt mit dem Team. Wähle anschließend Nutzerplätze und einen Teamtarif aus und lade Personen als Mitglieder oder Admins ein. Jedes Mitglied kann aus den geteilten Quellen eigene Schulungsvideos, Standardarbeitsanweisungen, Quiz, Foliensätze und Podcasts erstellen. Inhaber und Admins sehen unter Aktivität, wie das Team Scholarly nutzt. Das gesamte Team erhält eine gemeinsame Stripe-Rechnung: Premium for Teams für $35 pro Nutzerplatz und Monat oder $336 pro Nutzerplatz und Jahr oder Laureate for Teams für $110 pro Nutzerplatz und Monat oder $1,056 pro Nutzerplatz und Jahr. 1 bis 29 Nutzerplätze kannst du selbst buchen.

Scholarly ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich, kein Lernmanagementsystem. Es gibt keinen Kurskatalog, keine Kurseinschreibungen, Fälligkeitstermine oder Abschlusszertifikate. Mehr dazu unter Scholarly Teams im Vergleich zu einem LMS.

Was die Bibliothek enthält

  • Quellen und fertige Inhalte zusammen, die neuesten zuerst. Die Richtlinie als PDF steht direkt neben dem daraus erstellten Schulungsvideo.
  • Wer den Inhalt wann geteilt hat, siehst du in jeder Zeile. So lässt sich leichter einordnen, ob eine Datei die freigegebene Version oder ein Test ist.
  • Typfilter mit aktuellen Anzahlen: Alle, Quellen, Dokumente, Podcasts, Besprechungsnotizen, Recherche, Chats, Ordner und Projekte.
  • Suche nach Titeln und dem Namen der Person, die den Inhalt geteilt hat.
  • Aufrufzahlen für Inhalte, die bereits geöffnet wurden.

Geteilte Inhalte erscheinen außerdem bei jedem Mitglied unter Alle Inhalte mit einer Team-Kennzeichnung. So finden alle sie dort, wo sie ohnehin suchen.

Schritt für Schritt einrichten

1. Arbeitsbereich erstellen

Wähle Team einrichten, gib einen Namen ein und beschreibe, wofür das Team Scholarly nutzt, zum Beispiel Einarbeitung und Schulung oder Dokumentation und Standardarbeitsanweisungen. Bevor du einen Teamtarif kaufst, besteht der Arbeitsbereich aus einem Nutzerplatz, deinem eigenen, mit deinem persönlichen Tarif.

2. Erste Quelle hinzufügen

Füge während der Einrichtung eine Datei, einen Link oder einen Inhalt aus der Bibliothek hinzu. Scholarly erstellt ein teameigenes Projekt, teilt die Quelle mit dem Team und entwirft einen ersten Inhalt passend zum angegebenen Zweck, etwa eine Standardarbeitsanweisung für Einarbeitung und Dokumentation. Die Erstellung läuft im Hintergrund weiter, während du fortfährst.

3. Bibliothek füllen, bevor du jemanden einlädst

Lade die Materialien hoch, die dein Team tatsächlich braucht: das Handbuch, die Standardarbeitsanweisungen, Richtlinien als PDFs, aufgezeichnete Anleitungen und die Produktpräsentation. Teile sie anschließend:

  • Öffne einen Inhalt oder Ordner, wähle Teilen und unter Wer kann darauf zugreifen die Option Alle bei mit dem Namen deines Teams, oder
  • gehe zu Team → Bibliothek → Zur Bibliothek hinzufügen.

Der Inhalt bleibt Eigentum der Person, die ihn geteilt hat. Sie kann ihn jederzeit wieder auf privat setzen. Der Zugriff für das Team endet dann sofort.

Organisiere nach wiederkehrenden Aufgaben, nicht nach Personen. Ein Ordner oder Teamprojekt pro Aufgabe, etwa Einarbeitung, Sicherheit, Produkt, Richtlinien und Kundengespräche, funktioniert besser als eines pro Teammitglied. Einladungs-E-Mails nennen die zuletzt geteilten Inhalte. Eine gefüllte Bibliothek zeigt damit schon in der Einladung, was die neuen Mitglieder erwartet.

4. Teameigene Projekte für Inhalte nutzen, die dauerhaft beim Team bleiben sollen

Ein teameigenes Projekt bündelt die Quellen, die daraus erstellten Schulungsinhalte und die Anweisungen für eine Aufgabe. Jedes aktive Mitglied kann es ohne separate Einladung öffnen. Alles, was Mitglieder hinzufügen, bleibt im Projekt. Auch wenn die Person, die es erstellt hat, das Team verlässt, bleibt es beim Team. Projektchats und Projekterinnerungen bleiben für jede Person privat.

Inhaber und Admins können Teamprojekte direkt erstellen. Ein persönliches Projekt kann von der Person, die es erstellt hat, oder von einem Inhaber oder Admin an das Team übertragen werden.

5. Erste Schulungsinhalte erstellen

Erstelle aus den geteilten Quellen die Inhalte, die neue Mitglieder zuerst brauchen: eine Standardarbeitsanweisung, ein vertontes Schulungsvideo, ein Quiz oder eine Prüfung, einen Foliensatz. Teile jeden Inhalt mit dem Team oder lege ihn im Teamprojekt ab.

Für einheitliche Ergebnisse kann ein Inhaber oder Admin unter Team → KI-Profile ein gemeinsames KI-Profil veröffentlichen. Es enthält interne Vorgaben, das bevorzugte Modell und das visuelle Erscheinungsbild. Jedes Mitglied kann es in jedem Erstellungsfenster anwenden.

6. Nutzerplätze und Tarif wählen

Wähle Premium for Teams oder Laureate for Teams, monatliche oder jährliche Abrechnung (jährlich sparst du 20 %) und die Anzahl der Nutzerplätze. Die Anzahl muss aktive Mitglieder und ausstehende Einladungen abdecken. Die Zahlung erfolgt über Stripe und stellt den bestehenden Arbeitsbereich auf den Teamtarif um: Inhalte und Projekte bleiben erhalten.

7. Personen einladen

Unter Personen → Teammitglieder einladen kannst du bis zu 100 E-Mail-Adressen auf einmal einfügen und Mitglied oder Admin auswählen. Oder erstelle einen Beitrittslink und teile ihn in eurem Chat. Wer ihn öffnet, tritt als Mitglied bei, solange Nutzerplätze frei sind. Einzelheiten findest du weiter unten.

8. Nutzung im ersten Monat beobachten

Öffne Team → Übersicht → Aktivität. Wenn nach zwei Wochen nur ein oder zwei Personen aktiv sind, liegt das häufig an einer noch spärlich gefüllten Bibliothek und nicht an fehlendem Interesse. Mehr dazu unter Scholarly in deinem Team einführen.

Berechtigungen für Inhaber, Admins und Mitglieder

Aktion Inhaber Admin Mitglied
Bibliothek, geteilte Inhalte und Teamprojekte öffnen Ja Ja Ja
Eigene Inhalte mit dem Team teilen oder wieder auf privat setzen Ja Ja Ja
Inhalte mit den Modellen und wöchentlichen Kontingenten des Teamtarifs erstellen Ja Ja Ja
Gemeinsame KI-Profile anwenden Ja Ja Ja
Gemeinsame KI-Profile erstellen oder ändern Ja Ja Nein
Teameigenes Projekt erstellen oder ein Teamprojekt an ein Mitglied übertragen Ja Ja Nein
Per E-Mail einladen, Einladungen erneut senden oder widerrufen Ja Ja Nein
Beitrittslink erstellen, erneuern oder deaktivieren Ja Ja Nein
Beitrittsanfragen genehmigen oder ablehnen Ja Ja Nein
Ein Mitglied zum Admin ernennen oder ein Mitglied entfernen Ja Ja Nein
Rolle eines anderen Admins ändern oder ihn entfernen Ja Nein Nein
Den Bericht Aktivität ansehen Ja Ja Nein
Abrechnung öffnen: Nutzerplätze, Zahlungsmethode, Rechnungen Ja Ja Nein
Ein Credit-Paket für ein Mitglied über die Teamrechnung kaufen Ja Ja Nein
KI-Modellrichtlinie und Keine Datenspeicherung verlangen festlegen Ja Ja Nein
Team verlassen Nur durch Schließen eines Arbeitsbereichs ohne bezahlten Tarif, in dem der Inhaber allein ist Ja Ja

Der Inhaber ist die Person, die den Arbeitsbereich erstellt hat. Die Inhaberrolle lässt sich auf der Seite „Personen“ weder ändern noch entfernen. Niemand kann die eigene Rolle ändern oder sich selbst entfernen. Admins und Mitglieder nutzen stattdessen Team verlassen. Aktivität, Modellrichtlinie und gemeinsame KI-Profile erfordern einen kostenpflichtigen Teamtarif.

Personen einladen

  • Per E-Mail: bis zu 100 Adressen auf einmal, jeweils als Mitglied oder Admin. Scholarly warnt dich, bevor du mehr Personen einlädst, als Nutzerplätze frei sind. Personen, die bereits Mitglied sind, schon eingeladen wurden oder einem anderen Team angehören, werden übersprungen.
  • Einladungen laufen nach 14 Tagen ab und reservieren einen Nutzerplatz, bis sie angenommen werden, widerrufen werden oder ablaufen. Eine alte Einladung zu widerrufen, ist oft schneller, als einen weiteren Nutzerplatz zu kaufen.
  • Beitrittslink: Wer ihn öffnet, wird als Mitglied hinzugefügt, solange Nutzerplätze frei sind. Behandle ihn wie ein Passwort. Erneuern macht den alten Link ungültig. Deaktivieren schaltet ihn ab.
  • Beitrittsanfragen: Wer einen privaten Teaminhalt aufruft, kann Zugriff anfordern. Die Anfrage erscheint unter Personen → Beitrittsanfragen. Wenn du sie genehmigst, wird eine Einladung gesendet, für die ein freier Nutzerplatz nötig ist.
  • Ein Team pro Konto: Ein Konto kann immer nur in einem Team aktives Mitglied sein.
  • Vor dem Kaufabschluss: Einladungen, die du während der Einrichtung hinzufügst, werden vorgemerkt. Sie werden versendet, sobald du Nutzerplätze ausgewählt und den Kauf abgeschlossen hast.

Wenn du ein Mitglied entfernst, wird sein Nutzerplatz sofort frei. Seine persönlichen Inhalte bleiben in seinem eigenen Konto. Alles in einem teameigenen Projekt bleibt beim Team.

Was die Aktivitätsberichte tatsächlich zeigen

Team → Übersicht → Aktivität ist für Inhaber und Admins mit einem kostenpflichtigen Teamtarif sichtbar. Der Bericht umfasst standardmäßig die letzten 30 Tage, alternativ die letzten 7, gruppiert nach UTC-Tag:

  • Erstellt: abgeschlossene Inhalte nach Typ, etwa Erklärvideos, Podcasts, Folien, Dokumente, Standardarbeitsanweisungen und andere Dokumente, Karteikarten, Quiz, Recherchen und mehr.
  • Aktive Mitglieder, KI-Generierungen, Chatnachrichten und Lerneinheiten.
  • Aktivität im Zeitverlauf und eine Tabelle pro Mitglied mit den jeweiligen Anzahlen und der letzten Aktivität.
  • Eine Karte Credits für KI-Inhalte, die Mitglieder mit Limit erreicht oder Fast am Limit kennzeichnet. In der jeweiligen Zeile steht Credits hinzufügen zur Verfügung.
  • Geteilte Lektionen: Für jede mit dem Team geteilte Videolektion und jeden Podcast siehst du, wer sie geöffnet hat, wie weit die Person gekommen ist, ob und wann sie fertig war und welches ihr bestes Ergebnis bei den Fragen im Video war. Mit CSV herunterladen kannst du die Daten exportieren.

Die Nutzungszahlen zeigen niemals Inhaltstitel oder Prompts. Bei geteilten Lektionen werden nur Inhalte benannt, die mit dem Team geteilt wurden. Bibliotheksinhalte haben eine Aufrufzahl. Daran erkennst du am schnellsten, ob geteilte Schulungsinhalte geöffnet werden.

Nicht enthalten sind zugewiesene Aufgaben, Fälligkeitstermine, Bestätigungen oder Zertifikate. „Abgeschlossen“ bedeutet, dass jemand das Ende der Lektion erreicht hat. Es ist kein bestätigter Abschluss. Wenn du Bestätigungen oder prüfungssichere Abschlussnachweise brauchst, verwalte sie weiterhin in deinem LMS.

Eine Rechnung für alle Nutzerplätze

Tarif Monatlich Jährlich Jeder Nutzerplatz enthält
Premium for Teams $35 pro Nutzerplatz $336 pro Nutzerplatz (etwa $28 im Monat) 15 Credits für KI-Inhalte pro Woche, unbegrenzter Chat mit Automatisch, wöchentliches Kontingent für Premium-Chat, Dateien bis 300 MB hochladen, PDFs mit bis zu 1.000 Seiten, bis zu 10 Quellen pro erstelltem Inhalt
Laureate for Teams $110 pro Nutzerplatz $1,056 pro Nutzerplatz (etwa $88 pro Monat) 80 Credits für KI-Inhalte pro Woche, unbegrenzter Chat mit Automatisch, vierfaches Premium-Kontingent für den Chat gegenüber Premium, führende KI-Modelle direkt nach Namen auswählen, Dateien bis 1 GB hochladen, PDFs mit bis zu 3.000 Seiten, bis zu 20 Quellen pro erstelltem Inhalt
  • Ein Stripe-Abonnement für den Arbeitsbereich, abgerechnet pro Nutzerplatz. Inhaber und Admins verwalten Nutzerplätze, Zahlungsdaten, Verlängerung und Rechnungen unter Team → Abrechnung → Abrechnung verwalten.
  • Kein gemeinsames Guthaben. Jeder Nutzerplatz hat eigene Kontingente für die Erstellung von Inhalten, Besprechungen und Premium-Chat. Sie werden jeden Montag um 00:00 UTC zurückgesetzt. Die Nutzung eines Mitglieds verbraucht nicht das Kontingent anderer.
  • Wenn die Credits für KI-Inhalte eines Mitglieds im Laufe der Woche aufgebraucht sind, kann ein Inhaber oder Admin unter Team → Übersicht oder Team → Abrechnung einmalig ein Paket mit 10, 35, 120, 500 oder 2.200 Credits für dieses Mitglied über die Teamrechnung kaufen. Die Paket-Credits werden diesem Mitglied gutgeschrieben und verfallen nie. Sie füllen das Premium-Chat-Kontingent nicht auf. Ist dieses separate Kontingent aufgebraucht, kann das Mitglied bis zum Zurücksetzen mit Automatisch weiterchatten.
  • 1 bis 29 Nutzerplätze selbst buchen. Für mehr Nutzerplätze, eine Einführung in mehreren Abteilungen oder den Kauf auf Rechnung und per Bestellauftrag kontaktiere uns über die Teams-Seite.

Die wichtigsten Fakten

  • Was es ist: ein gemeinsamer Arbeitsbereich mit einer Quellenbibliothek, teameigenen Projekten, drei Rollen, Aktivitätsberichten und einer gemeinsamen Rechnung.
  • Rollen: Inhaber (volle Kontrolle, einer pro Arbeitsbereich), Admin (Personen, Einladungen, Modellrichtlinie, Profile, Abrechnung, Aktivität; kann Mitglieder verwalten, aber keine anderen Admins), Mitglied (nutzt die Bibliothek und den Teamtarif).
  • Einladungen: bis zu 100 E-Mail-Adressen auf einmal; Einladungen laufen nach 14 Tagen ab; Beitrittslinks fügen Personen als Mitglieder hinzu.
  • Berichte: für Inhaber und Admins; 30 oder 7 Tage; Anzahlen nach Typ und pro Mitglied, ohne Titel oder Prompts; Fortschritt pro Person bei mit dem Team geteilten Lektionen (Abschluss, Quiz-Ergebnisse) mit CSV-Export; keine Zertifikate oder Bestätigungen.
  • Preise: Premium for Teams für $35 pro Nutzerplatz und Monat oder $336 pro Nutzerplatz und Jahr; Laureate for Teams für $110 pro Nutzerplatz und Monat oder $1,056 pro Nutzerplatz und Jahr; 1 bis 29 Nutzerplätze selbst buchen.
  • Integrationen: Google Drive-Dateien als Quellen sowie Google Docs und Slides als Exportziele. Google Drive ist die derzeit unterstützte Verbindung.
  • Nicht enthalten: Kurseinschreibungen, Fälligkeitstermine, Abschlusszertifikate, SCORM, ein gemeinsames Credit-Kontingent.

Häufig gestellte Fragen

Brauchen wir dafür ein LMS?

Nein. Viele Teams teilen Schulungsinhalte ausschließlich über die Bibliothek und Links. Wenn du bereits ein LMS nutzt, behalte es für Kurseinschreibungen und Abschlüsse bei und erstelle die Inhalte dafür mit Scholarly.

Kann ein Mitglied etwas löschen, das jemand anderes geteilt hat?

Nein. Der Inhalt bleibt Eigentum der Person, die ihn geteilt hat. Wenn du ein Mitglied entfernst, endet sein Zugriff auf die Bibliothek. Seine persönlich erstellten Inhalte bleiben in seinem eigenen Konto.

Kann ein Admin den Inhaber oder einen anderen Admin entfernen?

Nein. Admins verwalten Mitglieder. Nur der Inhaber kann die Rolle eines Admins ändern oder ihn entfernen. Die Inhaberrolle selbst lässt sich auf der Seite „Personen“ weder ändern noch entfernen.

Können Mitglieder den Aktivitätsbericht oder die Abrechnung sehen?

Nein. Aktivität und Abrechnung sind Inhabern und Admins vorbehalten. Mitglieder sehen ihre eigenen Limits unter Einstellungen → Tarif und Nutzung.

Kann ich Dokumente aus Google Drive hinzufügen?

Ja. Verbinde Google Drive und wähle Dateien über die Google-Dateiauswahl aus. Sie werden zu Quellen für Chat, vertiefte Recherche und Erstellungsfenster. Scholarly kann die von dir ausgewählten Drive-Dateien lesen und beim Export nach Google Docs oder Slides neue Dateien erstellen. Es durchsucht nicht dein gesamtes Google Drive.

Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?

Entferne die Person unter Personen. Ihr Nutzerplatz wird sofort frei. Alles in einem teameigenen Projekt bleibt beim Team. Deshalb gehören regelmäßig genutzte Schulungsinhalte in Teamprojekte.

Gibt es eine kostenlose Testphase für Teams?

Nein. Vor dem Kaufabschluss besteht der Arbeitsbereich nur aus deinem Nutzerplatz mit deinem eigenen Tarif. Wechsle zu einem kostenpflichtigen Teamtarif, um Nutzerplätze hinzuzufügen, Teammitglieder einzuladen und Aktivität, Modellrichtlinie und gemeinsame Profile freizuschalten.

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