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GuideBibliothèque de formation

Créer une bibliothèque de formation partagée pour votre équipe

Dans Scholarly, une bibliothèque de formation partagée correspond à la Bibliothèque de votre équipe : tous les documents sources et toutes les formations finalisées que chacun partage avec l’équipe, réunis dans un espace accessible à chaque membre. Pour en créer une, créez un espace de travail Scholarly Teams, ajoutez vos procédures opérationnelles standard, politiques, manuels et enregistrements, partagez-les avec l’équipe (ou partagez un dossier ou un projet appartenant à l’équipe), choisissez le nombre de licences et un forfait d’équipe, puis invitez des personnes en tant que Membres ou Administrateurs. Chaque membre peut transformer les sources partagées en vidéos de formation, procédures opérationnelles standard, quiz, présentations et podcasts. Les Propriétaires et Administrateurs suivent l’adoption dans Activité, et toute l’équipe reçoit une seule facture Stripe : Premium for Teams à $35 par licence et par mois ou $336 par licence et par an, ou Laureate for Teams à $110 par licence et par mois ou $1,056 par licence et par an, en libre-service pour 1 à 29 licences.

Il s’agit d’un espace de travail partagé, pas d’une plateforme de gestion de la formation (LMS). Il ne propose ni catalogue de cours, ni inscriptions, ni échéances, ni certificats de formation. Consultez Scholarly Teams ou un LMS.

Ce que contient la bibliothèque

  • Les sources et les créations finalisées réunies, des plus récentes aux plus anciennes. Le PDF d’une politique côtoie la vidéo de formation créée à partir de ce document.
  • La personne ayant partagé le contenu et la date du partage figurent sur chaque ligne, pour que personne ne se demande s’il s’agit de la version approuvée ou d’un essai.
  • Des filtres par type avec des compteurs actualisés en temps réel : Tout, Sources, Documents, Podcasts, Notes de réunion, Recherche, Discussions, Dossiers et projets.
  • Une recherche dans les titres et le nom de la personne ayant partagé le contenu.
  • Le nombre de vues des éléments ouverts.

Les contenus partagés apparaissent aussi dans la rubrique Tous les contenus de chaque membre, avec un badge Équipe, pour que chacun les retrouve là où il cherche déjà.

Configuration étape par étape

1. Créer l’espace de travail

Choisissez Configurer une équipe, donnez-lui un nom et indiquez son activité, par exemple l’intégration et la formation, ou la documentation et les procédures opérationnelles standard. Avant l’achat d’un forfait d’équipe, l’espace de travail ne comprend qu’une licence, la vôtre, sur votre forfait personnel.

2. Ajouter votre première source

Ajoutez un fichier, un lien ou un élément de la bibliothèque pendant la configuration. Scholarly crée un projet appartenant à l’équipe, partage la source avec l’équipe et prépare un premier contenu adapté à l’activité indiquée, par exemple une procédure opérationnelle standard pour l’intégration et la documentation. La création se poursuit en arrière-plan pendant que vous continuez.

3. Remplir la bibliothèque avant d’inviter des personnes

Importez les ressources que les personnes consultent réellement : le manuel, les procédures opérationnelles standard, les PDF des politiques, les démonstrations enregistrées et la présentation du produit. Partagez-les ensuite :

  • Ouvrez un élément ou un dossier, puis Partager, et sous Qui peut y accéder, choisissez Tout le monde chez suivi du nom de votre équipe, ou
  • Accédez à Équipe → Bibliothèque → Ajouter à la bibliothèque.

La personne qui partage un élément en reste propriétaire. Elle peut le rendre à nouveau privé à tout moment, ce qui met immédiatement fin à l’accès de l’équipe.

Organisez les contenus par activité récurrente, pas par personne. Un dossier ou un projet d’équipe par activité, comme Intégration, Sécurité, Produit, Politiques et Appels clients, fonctionne mieux qu’un dossier par collègue. Les e-mails d’invitation mentionnent les éléments partagés les plus récents : une bibliothèque bien remplie permet donc aux destinataires de savoir ce qui les attend.

4. Utiliser des projets appartenant à l’équipe pour les contenus qui doivent rester après le départ de leur auteur

Un projet appartenant à l’équipe regroupe les sources, les formations créées à partir de celles-ci et les instructions pour une activité donnée. Chaque membre actif y accède sans invitation distincte, tout ce qu’il ajoute y reste, et le projet demeure dans l’équipe si son créateur la quitte. Les discussions et les mémoires du projet restent privées pour chaque personne.

Les Propriétaires et Administrateurs peuvent créer directement des projets d’équipe. La personne ayant créé un projet personnel, ou un Propriétaire ou Administrateur, peut le transférer à l’équipe.

5. Créer les premiers contenus de formation

À partir des sources partagées, créez ce que les nouvelles personnes utiliseront en premier : une procédure opérationnelle standard, une vidéo de formation commentée, un quiz ou un examen, une présentation. Partagez chaque contenu avec l’équipe ou rangez-le dans le projet d’équipe.

Pour assurer la cohérence des résultats, un Propriétaire ou Administrateur peut publier un profil IA partagé (instructions internes, modèle préféré et identité visuelle) depuis Équipe → Profils IA. Chaque membre peut l’appliquer dans n’importe quelle fenêtre de création.

6. Choisir les licences et le forfait

Choisissez Premium for Teams ou Laureate for Teams, avec une facturation mensuelle ou annuelle (l’abonnement annuel permet d’économiser 20 %), ainsi que le nombre de licences. Celui-ci doit couvrir les membres actifs et les invitations en attente. Le paiement passe par Stripe et met à niveau l’espace de travail existant : les contenus et les projets restent les mêmes.

7. Inviter des personnes

Dans Personnes → Inviter des collègues, collez jusqu’à 100 adresses e-mail à la fois et choisissez Membre ou Administrateur. Vous pouvez aussi créer un lien pour rejoindre l’équipe et le publier dans votre outil de discussion. Toute personne qui l’ouvre rejoint l’équipe en tant que Membre, dans la limite du nombre de licences. Vous trouverez les détails ci-dessous.

8. Suivre l’adoption pendant le premier mois

Ouvrez Équipe → Vue d’ensemble → Activité. Si, après deux semaines, l’activité se concentre sur une ou deux personnes, cela tient généralement à une bibliothèque trop peu fournie, plutôt qu’à un manque d’intérêt. Consultez Déployer Scholarly auprès de votre équipe.

Autorisations des Propriétaires, Administrateurs et Membres

Action Propriétaire Administrateur Membre
Accéder à la Bibliothèque, aux éléments partagés et aux projets d’équipe Oui Oui Oui
Partager ses propres contenus avec l’équipe ou les rendre à nouveau privés Oui Oui Oui
Créer avec les modèles et les limites hebdomadaires du forfait d’équipe Oui Oui Oui
Appliquer des profils IA partagés Oui Oui Oui
Créer ou modifier des profils IA partagés Oui Oui Non
Créer un projet appartenant à l’équipe ou transférer un projet d’équipe à un membre Oui Oui Non
Inviter par e-mail, renvoyer ou révoquer des invitations Oui Oui Non
Créer, renouveler ou désactiver le lien pour rejoindre l’équipe Oui Oui Non
Approuver ou refuser les demandes pour rejoindre l’équipe Oui Oui Non
Promouvoir un Membre au rôle d’Administrateur ou retirer un Membre Oui Oui Non
Modifier le rôle d’un autre Administrateur ou le retirer Oui Non Non
Consulter le rapport Activité Oui Oui Non
Accéder à Facturation : licences, moyen de paiement, factures Oui Oui Non
Acheter un lot de crédits pour un membre sur la facture de l’équipe Oui Oui Non
Définir la politique relative aux modèles IA et Exiger une conservation nulle des données Oui Oui Non
Quitter l’équipe Uniquement en fermant un espace de travail sans abonnement payant dont il est le seul membre Oui Oui

Le Propriétaire est la personne qui a créé l’espace de travail. Le rôle de Propriétaire ne peut être ni modifié ni supprimé depuis la page Personnes, et personne ne peut modifier son propre rôle ni se retirer soi-même. Les Administrateurs et Membres utilisent Quitter l’équipe à la place. L’accès à Activité, à la politique relative aux modèles et aux profils IA partagés nécessite un forfait d’équipe payant.

Inviter des personnes

  • Par e-mail : jusqu’à 100 adresses à la fois, avec le rôle Membre ou Administrateur pour chaque personne. Scholarly vous avertit avant d’inviter plus de personnes que vous n’avez de licences disponibles, et ignore celles qui sont déjà membres, déjà invitées ou déjà dans une autre équipe.
  • Les invitations expirent après 14 jours et réservent une licence jusqu’à leur acceptation, leur révocation ou leur expiration. Révoquer une invitation ancienne est souvent plus rapide qu’acheter une licence.
  • Lien pour rejoindre l’équipe : toute personne qui l’ouvre est ajoutée en tant que Membre, dans la limite du nombre de licences. Traitez-le comme un mot de passe. Renouveler invalide l’ancien lien ; Désactiver le rend inutilisable.
  • Demandes pour rejoindre l’équipe : une personne qui arrive sur un élément privé de l’équipe peut demander l’accès. Sa demande apparaît sous Personnes → Demandes pour rejoindre l’équipe. L’approuver envoie une véritable invitation, qui nécessite une licence disponible.
  • Une seule équipe par compte : un compte ne peut être membre actif que d’une équipe à la fois.
  • Avant le paiement : les invitations ajoutées pendant la configuration restent en attente. Elles sont envoyées une fois les licences choisies et le paiement terminé.

Retirer un membre libère immédiatement sa licence. Ses créations personnelles restent dans son compte ; tout ce qui se trouve dans un projet appartenant à l’équipe reste dans l’équipe.

Le fonctionnement réel du rapport Activité

Équipe → Vue d’ensemble → Activité est accessible aux Propriétaires et Administrateurs disposant d’un forfait d’équipe payant. Le rapport couvre par défaut les 30 derniers jours, ou les 7 derniers jours, avec un regroupement par jour UTC :

  • Créations : les créations terminées, réparties par type (vidéos explicatives, podcasts, diapositives, documents, procédures opérationnelles standard et autres documents, fiches, quiz, recherches, etc.).
  • Membres actifs, générations IA, messages de discussion et sessions de révision.
  • Activité au fil du temps et tableau par membre indiquant les compteurs et la dernière activité de chaque personne.
  • Une carte Crédits de création IA qui indique les membres À la limite ou Proches de la limite, avec l’action Ajouter des crédits sur leur ligne.
  • Cours partagés : pour chaque cours vidéo et podcast partagé avec l’équipe, les personnes qui l’ont ouvert, leur progression, si elles l’ont terminé et à quelle date, ainsi que leur meilleur score aux questions intégrées à la vidéo, avec l’action Télécharger le CSV.

Les compteurs d’utilisation n’affichent jamais les titres des contenus ni les instructions envoyées à l’IA. Les cours partagés ne nomment que les contenus partagés avec l’équipe. Les éléments de la Bibliothèque affichent un nombre de vues, qui permet de voir rapidement si les formations partagées sont ouvertes.

Ce que le rapport n’affiche pas : les formations attribuées, les échéances, les validations ou les certificats. « Terminé » signifie qu’une personne a atteint la fin du cours, pas qu’elle a obtenu une attestation de formation. Si vous avez besoin d’attestations ou de preuves de suivi recevables lors d’un audit, conservez-les dans votre LMS.

Une seule facture pour toutes les licences

Forfait Mensuel Annuel Chaque licence comprend
Premium for Teams $35 par licence $336 par licence (environ $28 par mois) 15 Crédits de création IA par semaine, discussions illimitées avec Auto, quota hebdomadaire d’Utilisation Premium pour les discussions, importations jusqu’à 300 Mo, PDF jusqu’à 1 000 pages, jusqu’à 10 sources par création
Laureate for Teams $110 par licence $1,056 par licence (environ $88 par mois) 80 Crédits de création IA par semaine, discussions illimitées en mode Auto, quota d'Utilisation Premium pour les discussions 4× supérieur à celui de Premium, Modèles de pointe sélectionnables par leur nom, importations jusqu'à 1 Go, PDF jusqu'à 3 000 pages, jusqu'à 20 sources par création
  • Un seul abonnement Stripe pour l’espace de travail, facturé par licence. Les Propriétaires et Administrateurs gèrent les licences, les coordonnées de paiement, le renouvellement et les factures depuis Équipe → Facturation → Gérer la facturation.
  • Aucune réserve partagée. Chaque licence dispose de ses propres quotas de création, de réunion et d’Utilisation Premium pour les discussions, réinitialisés chaque lundi à 00:00 UTC. La consommation d’un membre ne réduit pas le quota d’un collègue.
  • Lorsqu’une personne n’a plus de crédits de création en cours de semaine, un Propriétaire ou Administrateur peut lui acheter ponctuellement un lot (10, 35, 120, 500 ou 2 200 crédits), facturé à l’équipe, depuis Équipe → Vue d’ensemble ou Équipe → Facturation. Les crédits du lot sont attribués à ce membre et n’expirent jamais. Ils ne rechargent pas l’Utilisation Premium pour les discussions. Une fois ce quota distinct épuisé, le membre peut continuer à discuter avec Auto jusqu’à la réinitialisation.
  • De 1 à 29 licences en libre-service. Pour davantage de licences, un déploiement dans plusieurs services ou des besoins liés à la facturation et aux bons de commande, contactez-nous depuis la page Teams.

Les informations essentielles

  • Ce que c’est : un espace de travail partagé avec une bibliothèque de sources unique, des projets appartenant à l’équipe, trois rôles, un rapport d’activité et une facture unique.
  • Rôles : Propriétaire (contrôle total, un seul par espace de travail), Administrateur (personnes, invitations, politique relative aux modèles, profils, facturation, Activité ; peut gérer les Membres, mais pas les autres Administrateurs), Membre (utilise la bibliothèque et le forfait d’équipe).
  • Invitations : jusqu’à 100 adresses e-mail à la fois ; les invitations expirent après 14 jours ; les liens pour rejoindre l’équipe ajoutent des Membres.
  • Rapports : accessibles aux Propriétaires et Administrateurs ; sur 30 ou 7 jours ; compteurs par type et par membre, sans titres ni instructions envoyées à l’IA ; progression par personne (cours terminés, scores aux quiz) sur les cours partagés avec l’équipe, avec export CSV ; aucun certificat ni attestation.
  • Tarifs : Premium for Teams à $35 par licence et par mois ou $336 par licence et par an ; Laureate for Teams à $110 par licence et par mois ou $1,056 par licence et par an ; de 1 à 29 licences en libre-service.
  • Intégrations : fichiers Google Drive comme sources et exportation vers Google Docs et Slides. Google Drive est la connexion actuellement prise en charge.
  • Non inclus : inscriptions aux formations, échéances, certificats de formation, SCORM, réserve de crédits partagée.

Questions fréquentes

Faut-il un LMS pour utiliser Scholarly Teams ?

Non. De nombreuses équipes partagent leurs formations uniquement via la Bibliothèque et des liens. Si vous utilisez déjà un LMS, conservez-le pour les inscriptions et le suivi des formations terminées, et utilisez Scholarly pour produire les contenus qui l’alimentent.

Un Membre peut-il supprimer un contenu partagé par une autre personne ?

Non. La personne qui partage un élément en reste propriétaire. Retirer un membre met fin à son accès à la bibliothèque ; ses créations personnelles restent dans son compte.

Un Administrateur peut-il retirer le Propriétaire ou un autre Administrateur ?

Non. Les Administrateurs gèrent les Membres. Seul le Propriétaire peut modifier le rôle d’un Administrateur ou le retirer, et le rôle de Propriétaire lui-même ne peut être ni modifié ni supprimé depuis la page Personnes.

Les Membres peuvent-ils consulter le rapport Activité ou la facturation ?

Non. Activité et Facturation sont réservés aux Propriétaires et Administrateurs. Les Membres consultent leurs propres limites dans Paramètres → Forfait et utilisation.

Puis-je importer des documents depuis Google Drive ?

Oui. Connectez Google Drive et choisissez des fichiers à l’aide du sélecteur de Google. Ils deviennent des sources pour Discussion, Recherche approfondie et les fenêtres de création. Scholarly peut lire les fichiers Drive que vous sélectionnez et créer de nouveaux fichiers lorsque vous exportez vers Google Docs ou Slides ; il ne parcourt pas l’ensemble de votre Drive.

Que se passe-t-il lorsqu’une personne quitte l’entreprise ?

Retirez-la depuis Personnes. Sa licence est immédiatement libérée. Tout ce qui se trouve dans un projet appartenant à l’équipe reste dans l’équipe, d’où l’intérêt de placer les formations récurrentes dans des projets d’équipe.

Existe-t-il un essai gratuit pour Teams ?

Non. Avant le paiement, l’espace de travail ne comprend que votre licence sur votre propre forfait. Passez votre équipe à un forfait supérieur pour ajouter des licences, inviter des collègues et accéder à Activité, à la politique relative aux modèles et aux profils partagés.

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