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GuíaBiblioteca de formación

Crea una biblioteca de formación compartida para tu equipo

Una biblioteca de formación compartida en Scholarly es la Biblioteca de tu equipo: todos los documentos fuente y todos los materiales de formación terminados que alguien comparte con el equipo, en un mismo lugar al que accede cada miembro. Para crearla, crea un espacio de trabajo de Scholarly Teams, añade tus procedimientos operativos estándar, políticas, manuales y grabaciones, compártelos con el equipo (o comparte una carpeta o un proyecto propiedad del equipo), elige las licencias y un plan de equipo, e invita a personas como Miembros o Administradores. Cada miembro puede convertir las fuentes compartidas en sus propios vídeos de formación, procedimientos operativos estándar, cuestionarios, presentaciones y pódcasts. Los Propietarios y Administradores pueden consultar el uso en Actividad, y todo el equipo tiene una sola factura de Stripe: Premium for Teams por $35 por licencia al mes o $336 por licencia al año, o Laureate for Teams por $110 por licencia al mes o $1,056 por licencia al año, con contratación directa de 1 a 29 licencias.

Es un espacio de trabajo compartido, no un sistema de gestión del aprendizaje. No incluye catálogo de cursos, matriculación, fechas límite ni certificados de finalización. Consulta Scholarly Teams frente a un LMS.

Qué contiene la biblioteca

  • Fuentes y trabajos terminados juntos, con los más recientes primero. El PDF de una política aparece junto al vídeo de formación creado a partir de él.
  • Quién lo ha compartido y cuándo en cada fila, para que nadie tenga que preguntarse si un archivo es la versión aprobada o una prueba de alguien.
  • Filtros por tipo con recuentos actualizados en tiempo real: Todo, Fuentes, Documentos, Pódcasts, Notas de reunión, Investigación, Chats, Carpetas y proyectos.
  • Búsqueda por títulos y por el nombre de la persona que lo ha compartido.
  • Recuentos de visualizaciones en los elementos que se han abierto.

El trabajo compartido también aparece en Todo el contenido de cada miembro con una etiqueta de Equipo, para que lo encuentre donde ya suele buscar.

Configuración paso a paso

1. Crea el espacio de trabajo

Selecciona Configurar un equipo, ponle un nombre e indica a qué se dedica el equipo (por ejemplo, incorporación y formación, o documentación y procedimientos operativos estándar). Antes de contratar un plan de equipo, el espacio de trabajo tiene una sola licencia, la tuya, con tu plan personal.

2. Añade tu primera fuente

Añade un archivo, enlace o elemento de la biblioteca durante la configuración. Scholarly crea un proyecto propiedad del equipo, comparte la fuente con el equipo y prepara un primer recurso adaptado a la tarea que has indicado, como un procedimiento operativo estándar para incorporación y documentación. Sigue creándolo en segundo plano mientras continúas.

3. Llena la biblioteca antes de invitar a nadie

Sube el material que se consulta habitualmente: el manual, los procedimientos operativos estándar, los PDF de políticas, las demostraciones grabadas y la presentación del producto. Después, compártelo:

  • Abre un elemento o una carpeta, abre Compartir y, en Quién puede abrirlo, elige Todos en seguido del nombre de tu equipo, o
  • Ve a Equipo → Biblioteca → Añadir a la biblioteca.

La propiedad sigue siendo de la persona que ha compartido el elemento. Puede volver a hacerlo privado en cualquier momento, y el acceso del equipo termina de inmediato.

Organiza por tarea recurrente, no por persona. Una carpeta o un proyecto de equipo por tarea, como Incorporación, Seguridad, Producto, Políticas y Llamadas con clientes, funciona mejor que uno por compañero. Los correos de invitación mencionan los elementos compartidos más recientemente, por lo que una biblioteca con contenido permite que la invitación explique a qué se está uniendo cada persona.

4. Usa proyectos propiedad del equipo para lo que deba perdurar cuando su autor se marche

Un proyecto propiedad del equipo reúne las fuentes, la formación creada a partir de ellas y las instrucciones de una tarea. Todos los miembros activos pueden abrirlo sin una invitación aparte, todo lo que añade cada miembro permanece en él y el proyecto sigue perteneciendo al equipo si la persona que lo creó se marcha. Los chats y las memorias del proyecto siguen siendo privados para cada persona.

Los Propietarios y Administradores pueden crear proyectos de equipo directamente. La persona que creó un proyecto personal, o un Propietario o Administrador, puede transferirlo al equipo.

5. Crea los primeros recursos de formación

A partir de las fuentes compartidas, crea lo primero que utilizarán las personas que se incorporen: un procedimiento operativo estándar, un vídeo de formación narrado, un cuestionario o examen, o una presentación. Comparte cada recurso con el equipo o guárdalo en el proyecto de equipo.

Para mantener la coherencia de los resultados, un Propietario o Administrador puede publicar un perfil de IA compartido (instrucciones internas, modelo preferido e identidad visual) desde Equipo → Perfiles de IA. Cada miembro puede aplicarlo en cualquier ventana de creación.

6. Elige las licencias y un plan

Elige Premium for Teams o Laureate for Teams, con facturación mensual o anual (la anual supone un ahorro del 20 %), y el número de licencias. El número de licencias debe cubrir a los miembros activos y las invitaciones pendientes. El pago se realiza a través de Stripe y actualiza el mismo espacio de trabajo, con el mismo contenido y los mismos proyectos.

7. Invita a personas

En Personas → Invitar a compañeros, pega hasta 100 direcciones de correo electrónico a la vez y elige Miembro o Administrador. También puedes crear un enlace para unirse y publicarlo en tu herramienta de chat; cualquiera que lo abra se une como Miembro, hasta alcanzar el número de licencias. Encontrarás los detalles más abajo.

8. Supervisa el uso durante el primer mes

Abre Equipo → Vista general → Actividad. Si al cabo de dos semanas la actividad se concentra en una o dos personas, la causa habitual es una biblioteca con poco contenido, no la falta de interés. Consulta Cómo implantar Scholarly en tu equipo.

Permisos de Propietario, Administrador y Miembro

Acción Propietario Administrador Miembro
Abrir la Biblioteca, los elementos compartidos y los proyectos de equipo Sí Sí Sí
Compartir su propio trabajo con el equipo o volver a hacerlo privado Sí Sí Sí
Crear con los modelos y límites semanales del plan de equipo Sí Sí Sí
Aplicar perfiles de IA compartidos Sí Sí Sí
Crear o modificar perfiles de IA compartidos Sí Sí No
Crear un proyecto propiedad del equipo o transferir un proyecto de equipo a un miembro Sí Sí No
Invitar por correo electrónico, reenviar o revocar invitaciones Sí Sí No
Crear, renovar o desactivar el enlace para unirse Sí Sí No
Aprobar o rechazar solicitudes para unirse Sí Sí No
Ascender a un Miembro a Administrador o eliminar a un Miembro Sí Sí No
Cambiar el rol de otro Administrador o eliminarlo Sí No No
Ver el informe de Actividad Sí Sí No
Abrir Facturación: licencias, método de pago y facturas Sí Sí No
Comprar un paquete de créditos para un miembro con cargo a la factura del equipo Sí Sí No
Definir la política de modelos de IA y Exigir retención cero de datos Sí Sí No
Salir del equipo Solo cerrando un espacio de trabajo sin plan de pago en el que sea la única persona Sí Sí

El Propietario es la persona que creó el espacio de trabajo. El rol de Propietario no se puede cambiar ni eliminar desde la página Personas, y nadie puede cambiar su propio rol ni eliminarse a sí mismo; los Administradores y Miembros utilizan Salir del equipo. Actividad, la política de modelos y los perfiles de IA compartidos requieren un plan de equipo de pago.

Invitar a personas

  • Por correo electrónico: hasta 100 direcciones a la vez, cada una como Miembro o Administrador. Scholarly te avisa antes de que invites a más personas de las que permiten las licencias disponibles y omite a quienes ya sean miembros, ya estén invitados o ya pertenezcan a otro equipo.
  • Las invitaciones caducan a los 14 días y reservan una licencia hasta que se aceptan, se revocan o caducan. Revocar una invitación antigua suele ser más rápido que comprar una licencia.
  • Enlace para unirse: añade como Miembro a cualquiera que lo abra, hasta alcanzar el número de licencias. Trátalo como una contraseña. Renovar invalida el enlace anterior; Desactivar lo inhabilita.
  • Solicitudes para unirse: quien acceda a un elemento privado del equipo puede solicitar acceso. La solicitud aparece en Personas → Solicitudes para unirse, y aprobarla envía una invitación que necesita una licencia disponible.
  • Un equipo por cuenta: una cuenta solo puede ser miembro activo de un equipo a la vez.
  • Antes del pago: las invitaciones que añadas durante la configuración quedan pendientes y se envían cuando eliges las licencias y completas el pago.

Eliminar a un miembro libera su licencia de inmediato. Sus creaciones personales permanecen en su propia cuenta; todo lo que esté en un proyecto propiedad del equipo permanece en el equipo.

Cómo funcionan los informes de Actividad

Equipo → Vista general → Actividad está disponible para Propietarios y Administradores con un plan de equipo de pago. Abarca los últimos 30 días de forma predeterminada, o los últimos 7, agrupados por día según UTC:

  • Creaciones: creaciones terminadas desglosadas por tipo (vídeos explicativos, pódcasts, diapositivas, documentos, procedimientos operativos estándar y otros documentos, tarjetas de estudio, cuestionarios, investigación y más).
  • Miembros activos, generaciones con IA, mensajes de chat y sesiones de estudio.
  • Actividad a lo largo del tiempo y una tabla por miembro con los recuentos y la última actividad de cada persona.
  • Una tarjeta de Créditos de creación con IA que marca a los miembros como En el límite o Cerca del límite, con Añadir créditos en su fila.
  • Clases compartidas: para cada clase en vídeo y pódcast compartidos con el equipo, quién los ha abierto, hasta dónde ha llegado, si los ha terminado y cuándo, y su mejor puntuación en las preguntas integradas en el vídeo, con Descargar CSV.

Los recuentos de uso nunca muestran títulos de contenido ni instrucciones enviadas a la IA; las clases compartidas solo muestran el nombre de lo que se ha compartido con el equipo. Los elementos de la biblioteca incluyen un recuento de visualizaciones, la señal más rápida para saber si se está abriendo la formación compartida.

Lo que no muestra: tareas asignadas, fechas límite, confirmaciones formales ni certificados. "Finalizado" significa que alguien ha llegado al final de la clase, no que exista una acreditación de haberla completado. Si necesitas acreditaciones o pruebas de finalización válidas para una auditoría, consérvalas en tu LMS.

Una sola factura para todas las licencias

Plan Mensual Anual Cada licencia incluye
Premium for Teams $35 por licencia $336 por licencia (unos $28 al mes) 15 Créditos de creación con IA a la semana, chat ilimitado en Automático, uso semanal de chat prémium, archivos de hasta 300 MB, PDF de hasta 1.000 páginas y hasta 10 fuentes por creación
Laureate for Teams $110 por licencia $1,056 por licencia (unos $88 al mes) 80 Créditos de creación con IA a la semana, chat ilimitado con Automático, 4× el Uso premium del chat de Premium, Modelos de vanguardia seleccionables por nombre, archivos de hasta 1 GB, PDF de hasta 3,000 páginas, hasta 20 fuentes por creación
  • Una sola suscripción de Stripe para el espacio de trabajo, con precio por licencia. Los Propietarios y Administradores gestionan las licencias, los datos de pago, la renovación y las facturas desde Equipo → Facturación → Gestionar facturación.
  • Sin saldo compartido. Cada licencia tiene sus propias cuotas de creación, reuniones y chat prémium, que se restablecen cada lunes a las 00:00 UTC. El uso de un miembro no consume la cuota de otro compañero.
  • Si alguien agota sus créditos de creación a mitad de semana, un Propietario o Administrador puede comprarle un paquete mediante un pago único (10, 35, 120, 500 o 2.200 créditos) con cargo a la factura del equipo desde Equipo → Vista general o Equipo → Facturación. Los créditos del paquete se asignan a ese miembro y nunca caducan. No recargan el uso de chat prémium; cuando se agota esa cuota independiente, el miembro puede seguir chateando en Automático hasta que se restablezca.
  • Contratación directa de 1 a 29 licencias. Para más licencias, una implantación en varios departamentos o facturación y órdenes de compra, contacta con nosotros desde la página de Teams.

Datos de un vistazo

  • Qué es: un espacio de trabajo compartido con una biblioteca de fuentes, proyectos propiedad del equipo, tres roles, informes de actividad y una sola factura.
  • Roles: Propietario (control total, uno por espacio de trabajo), Administrador (personas, invitaciones, política de modelos, perfiles, facturación y Actividad; puede gestionar Miembros, pero no a otros Administradores), Miembro (utiliza la biblioteca y el plan de equipo).
  • Invitaciones: hasta 100 correos electrónicos a la vez; las invitaciones caducan a los 14 días; los enlaces para unirse añaden Miembros.
  • Informes: para Propietarios y Administradores; 30 o 7 días; recuentos por tipo y por miembro, sin títulos ni instrucciones enviadas a la IA; progreso por persona (finalización y puntuaciones de cuestionarios) en las clases compartidas con el equipo, con CSV; sin certificados ni acreditaciones.
  • Precios: Premium for Teams por $35 por licencia al mes o $336 por licencia al año; Laureate for Teams por $110 por licencia al mes o $1,056 por licencia al año; contratación directa de 1 a 29 licencias.
  • Integraciones: archivos de Google Drive como fuentes y Google Docs y Slides como destinos de exportación. Google Drive es la conexión disponible actualmente.
  • No incluye: matriculación, fechas límite, certificados de finalización, SCORM ni una bolsa de créditos compartida.

Preguntas frecuentes

¿Necesitamos un LMS para usarlo?

No. Muchos equipos comparten formación únicamente mediante la Biblioteca y enlaces. Si ya utilizas un LMS, consérvalo para la matriculación y el seguimiento de finalización, y usa Scholarly para producir el contenido que incorporas a él.

¿Puede un Miembro eliminar algo que ha compartido otra persona?

No. La propiedad sigue siendo de la persona que ha compartido el elemento. Eliminar a un miembro pone fin a su acceso a la biblioteca; lo que haya creado personalmente permanece en su propia cuenta.

¿Puede un Administrador eliminar al Propietario o a otro Administrador?

No. Los Administradores gestionan a los Miembros. Solo el Propietario puede cambiar el rol de un Administrador o eliminarlo, y el propio rol de Propietario no se puede cambiar ni eliminar desde la página Personas.

¿Pueden los Miembros ver el informe de Actividad o la facturación?

No. Actividad y Facturación son para Propietarios y Administradores. Los Miembros ven sus propios límites en Ajustes → Plan y uso.

¿Puedo importar documentos de Google Drive?

Sí. Conecta Google Drive y elige archivos mediante el selector de Google; se convierten en fuentes para Chat, Investigación en profundidad y las ventanas de creación. Scholarly puede leer los archivos de Drive que elijas y crear archivos nuevos cuando exportas a Google Docs o Slides; no examina todo tu Drive.

¿Qué ocurre cuando alguien deja la empresa?

Elimínalo desde Personas. Su licencia se libera de inmediato. Todo lo que esté en un proyecto propiedad del equipo permanece en el equipo, por eso la formación recurrente debe guardarse en proyectos de equipo.

¿Hay una prueba gratuita de Teams?

No. Antes de completar el pago, el espacio de trabajo solo tiene tu licencia con tu propio plan. Mejora tu plan de equipo para añadir licencias, invitar a compañeros y desbloquear Actividad, la política de modelos y los perfiles compartidos.

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