Navigatiemenu openenNavigatiemenu sluiten
HandleidingTrainingsbibliotheek

Een gedeelde trainingsbibliotheek voor je team opzetten

Een gedeelde trainingsbibliotheek in Scholarly is de Bibliotheek van je team: elk brondocument en elk afgerond trainingsmateriaal dat iemand met het team deelt, op één plek die elk lid kan openen. Maak hiervoor een Scholarly Teams-werkruimte aan, voeg je SOP's, beleidsdocumenten, handboeken en opnamen toe, deel ze (of een map of een project dat eigendom is van het team) met het team, kies het aantal licenties en een teamabonnement en nodig vervolgens mensen uit als Leden of Beheerders. Elk lid kan van de gedeelde bronnen eigen trainingsvideo's, SOP's, quizzen, diapresentaties en podcasts maken. Eigenaren en Beheerders volgen het gebruik via Activiteit en het hele team krijgt één Stripe-factuur: Premium for Teams voor $35 per licentie per maand of $336 per licentie per jaar, of Laureate for Teams voor $110 per licentie per maand of $1,056 per licentie per jaar. Dit regel je zelf voor 1 tot 29 licenties.

Het is een gedeelde werkruimte, geen leermanagementsysteem. Er is geen cursuscatalogus en er zijn geen inschrijvingen, deadlines of voltooiingscertificaten. Zie Scholarly Teams versus een LMS.

Wat er in de bibliotheek staat

  • Bronnen en afgerond werk bij elkaar, nieuwste eerst. De beleids-pdf staat naast de trainingsvideo die ervan is gemaakt.
  • Wie het heeft gedeeld en wanneer, op elke rij, zodat niemand zich afvraagt of een bestand de goedgekeurde versie is of een test van iemand.
  • Typefilters met actuele aantallen: Alles, Bronnen, Documenten, Podcasts, Vergadernotities, Onderzoek, Chats, Mappen en projecten.
  • Zoeken op titels en de naam van degene die het heeft gedeeld.
  • Weergaveaantallen bij items die mensen hebben geopend.

Gedeeld werk verschijnt ook bij Alle content van elk lid, met een Team-badge. Zo vinden mensen het waar ze al zoeken.

Stap voor stap instellen

1. Maak de werkruimte aan

Kies Een team instellen, geef het een naam en beschrijf wat het team doet (bijvoorbeeld onboarding en training, of documentatie en SOP's). Voordat je een teamabonnement koopt, bestaat de werkruimte uit één licentie, die van jou, op je eigen persoonlijke abonnement.

2. Voeg je eerste bron toe

Voeg tijdens het instellen één bestand, link of bibliotheekitem toe. Scholarly maakt een project dat eigendom is van het team, deelt de bron met het team en maakt een eerste artefact dat past bij de taak die je hebt opgegeven, zoals een SOP voor onboarding en documentatie. Het maken gaat op de achtergrond door terwijl jij verdergaat.

3. Vul de bibliotheek voordat je iemand uitnodigt

Upload het materiaal dat mensen echt gebruiken: het handboek, de SOP's, de beleids-pdf's, opgenomen instructies en de productpresentatie. Deel het vervolgens:

  • Open een item of map, open Delen en kies onder Wie kan dit openen voor Iedereen bij de naam van je team, of
  • Ga naar Team → Bibliotheek → Toevoegen aan bibliotheek.

Degene die een item deelt, blijft de eigenaar. Die persoon kan het op elk moment weer privé maken. Het team verliest dan meteen de toegang.

Orden op terugkerende taak, niet op persoon. Eén map of teamproject per taak, zoals Onboarding, Veiligheid, Product, Beleid en Klantgesprekken, werkt beter dan één per teamgenoot. Uitnodigingsmails vermelden de meest recent gedeelde items. Een gevulde bibliotheek maakt in de uitnodiging dus duidelijk waar mensen toegang toe krijgen.

4. Gebruik projecten die eigendom zijn van het team voor alles wat moet blijven als de maker vertrekt

Een project dat eigendom is van het team houdt de bronnen, het trainingsmateriaal dat ervan is gemaakt en de instructies voor één taak bij elkaar. Elk actief lid kan het openen zonder aparte uitnodiging, alles wat leden toevoegen blijft erin staan en het blijft bij het team als de maker vertrekt. Projectchats en projectgeheugens blijven privé voor elke persoon.

Eigenaren en Beheerders kunnen rechtstreeks teamprojecten aanmaken. De maker van een persoonlijk project, of een Eigenaar of Beheerder, kan het overdragen aan het team.

5. Maak de eerste trainingsartefacten

Maak met de gedeelde bronnen wat nieuwe mensen als eerste nodig hebben: een SOP, een trainingsvideo met voice-over, een quiz of examen, of een diapresentatie. Deel elk item met het team of sla het op in het teamproject.

Voor consistente resultaten kan een Eigenaar of Beheerder een gedeeld AI-profiel publiceren (vaste instructies, voorkeursmodel en huisstijl) via Team → AI-profielen. Elk lid kan het toepassen in elk aanmaakvenster.

6. Kies licenties en een abonnement

Kies Premium for Teams of Laureate for Teams, maandelijkse of jaarlijkse betaling (jaarlijks bespaar je 20%) en het aantal licenties. Het aantal licenties moet voldoende zijn voor actieve leden plus openstaande uitnodigingen. De betaling verloopt via Stripe en upgradet dezelfde werkruimte: dezelfde content, dezelfde projecten.

7. Nodig mensen uit

Plak in Personen → Teamgenoten uitnodigen maximaal 100 e-mailadressen tegelijk en kies Lid of Beheerder. Of maak een deelnamelink en plaats die in je chattool. Iedereen die de link opent, wordt Lid, tot het aantal beschikbare licenties is bereikt. Hieronder vind je de details.

8. Volg het gebruik in de eerste maand

Open Team → Overzicht → Activiteit. Als na twee weken maar één of twee mensen actief zijn, komt dat meestal door een te beperkt gevulde bibliotheek, niet door gebrek aan interesse. Zie Scholarly uitrollen binnen je team.

Rechten van Eigenaren, Beheerders en Leden

Actie Eigenaar Beheerder Lid
De Bibliotheek, gedeelde items en teamprojecten openen Ja Ja Ja
Eigen werk met het team delen of weer privé maken Ja Ja Ja
Creëren met de modellen en weeklimieten van het teamabonnement Ja Ja Ja
Gedeelde AI-profielen toepassen Ja Ja Ja
Gedeelde AI-profielen aanmaken of wijzigen Ja Ja Nee
Een project aanmaken dat eigendom is van het team, of een teamproject overdragen aan één lid Ja Ja Nee
Per e-mail uitnodigen, uitnodigingen opnieuw versturen of intrekken Ja Ja Nee
De deelnamelink aanmaken, vernieuwen of uitschakelen Ja Ja Nee
Deelnameverzoeken goedkeuren of afwijzen Ja Ja Nee
Een Lid promoveren tot Beheerder of een Lid verwijderen Ja Ja Nee
Een andere Beheerder wijzigen of verwijderen Ja Nee Nee
Het rapport Activiteit bekijken Ja Ja Nee
Facturering openen: licenties, betaalmethode, facturen Ja Ja Nee
Een creditpakket voor een lid kopen op de teamfactuur Ja Ja Nee
AI-modelbeleid en Geen gegevensbewaring vereisen instellen Ja Ja Nee
Het team verlaten Alleen door een onbetaalde werkruimte te sluiten waarin de Eigenaar het enige lid is Ja Ja

De Eigenaar is degene die de werkruimte heeft aangemaakt. De rol Eigenaar kan niet worden gewijzigd of verwijderd via de pagina Personen. Niemand kan de eigen rol wijzigen of zichzelf verwijderen; Beheerders en Leden gebruiken daarvoor Team verlaten. Activiteit, modelbeleid en gedeelde AI-profielen vereisen een betaald teamabonnement.

Mensen uitnodigen

  • Per e-mail: maximaal 100 adressen tegelijk, elk als Lid of Beheerder. Scholarly waarschuwt je voordat je meer mensen uitnodigt dan er vrije licenties zijn en slaat mensen over die al lid zijn, al zijn uitgenodigd of al bij een ander team horen.
  • Uitnodigingen verlopen na 14 dagen en houden een licentie bezet totdat ze worden geaccepteerd, ingetrokken of verlopen. Een oude uitnodiging intrekken is vaak sneller dan een licentie kopen.
  • Deelnamelink: voegt iedereen die de link opent toe als Lid, tot het aantal beschikbare licenties is bereikt. Behandel de link als een wachtwoord. Vernieuwen maakt de oude link ongeldig; Uitschakelen zet de link uit.
  • Deelnameverzoeken: iemand die een privé-item van het team opent, kan toegang vragen. Het verzoek verschijnt onder Personen → Deelnameverzoeken. Goedkeuring verstuurt een echte uitnodiging waarvoor een vrije licentie nodig is.
  • Eén team per account: een account kan maar van één team tegelijk actief lid zijn.
  • Vóór de betaling: uitnodigingen die je tijdens het instellen toevoegt, worden bewaard en verstuurd zodra je licenties kiest en de betaling afrondt.

Als je een lid verwijdert, komt diens licentie meteen vrij. Persoonlijke creaties blijven in het eigen account; alles in een project dat eigendom is van het team blijft bij het team.

Hoe activiteitenrapportage echt werkt

Team → Overzicht → Activiteit is zichtbaar voor Eigenaren en Beheerders met een betaald teamabonnement. Het toont standaard de afgelopen 30 dagen, of de afgelopen 7, gegroepeerd per UTC-dag:

  • Gemaakt: voltooide creaties uitgesplitst naar type (uitlegvideo's, podcasts, dia's, documenten, SOP's en andere documenten, flashcards, quizzen, onderzoek en meer).
  • Actieve leden, AI-generaties, chatberichten en studiesessies.
  • Activiteit door de tijd heen en een tabel per lid met de aantallen en laatste activiteit van elke persoon.
  • Een kaart AI-creatiecredits die leden markeert als Limiet bereikt of Bijna aan de limiet, met Credits toevoegen op hun rij.
  • Gedeelde colleges: voor elk videocollege en elke podcast die met het team is gedeeld, zie je wie het heeft geopend, hoe ver die persoon is gekomen, of en wanneer die het heeft voltooid en de beste score op de vragen in de video, met CSV downloaden.

Gebruiksaantallen tonen nooit contenttitels of prompts. Bij gedeelde colleges worden alleen titels vermeld van materiaal dat met het team is gedeeld. Bibliotheekitems hebben een weergaveaantal, waarmee je het snelst ziet of gedeeld trainingsmateriaal wordt geopend.

Wat je niet ziet: toewijzingen, deadlines, formele goedkeuringen of certificaten. 'Voltooid' betekent dat iemand het einde van het college heeft bereikt, niet dat de voltooiing formeel is bevestigd. Als je verklaringen of controleerbaar voltooiingsbewijs voor audits nodig hebt, houd die dan bij in je LMS.

Eén factuur voor alle licenties

Abonnement Maandelijks Jaarlijks Elke licentie bevat
Premium for Teams $35 per licentie $336 per licentie (ongeveer $28 per maand) 15 AI-creatiecredits per week, onbeperkt chatten met Automatisch, wekelijks Premiumgebruik voor chat, uploads tot 300 MB, pdf's tot 1.000 pagina's, maximaal 10 bronnen per creatie
Laureate for Teams $110 per licentie $1,056 per licentie (ongeveer $88 per maand) 80 AI-creatiecredits per week, onbeperkt chatten met Automatisch, 4× het Premiumgebruik voor chat van Premium, de Meest geavanceerde modellen op naam selecteren, uploads tot 1 GB, PDF's tot 3,000 pagina's, maximaal 20 bronnen per creatie
  • Eén Stripe-abonnement voor de werkruimte, met een prijs per licentie. Eigenaren en Beheerders beheren licenties, betaalgegevens, verlenging en facturen via Team → Facturering → Facturering beheren.
  • Geen gedeeld tegoed. Elke licentie heeft eigen tegoeden voor creaties, vergaderingen en Premiumgebruik voor chat. Die worden elke maandag om 00:00 UTC opnieuw ingesteld. Het gebruik van een lid gaat niet ten koste van het tegoed van een collega.
  • Als iemands creatiecredits halverwege de week op zijn, kan een Eigenaar of Beheerder voor dat lid een eenmalig pakket kopen (10, 35, 120, 500 of 2.200 credits) op de teamfactuur via Team → Overzicht of Team → Facturering. De pakketcredits gaan naar dat lid en verlopen nooit. Ze vullen het Premiumgebruik voor chat niet aan. Als dat aparte tegoed op is, kan het lid met Automatisch blijven chatten totdat het tegoed opnieuw wordt ingesteld.
  • Zelf te regelen voor 1 tot 29 licenties. Neem voor meer licenties, een uitrol over meerdere afdelingen, betaling op factuur of inkooporders contact met ons op via de Teams-pagina.

De feiten op een rij

  • Wat het is: een gedeelde werkruimte met één bronnenbibliotheek, projecten die eigendom zijn van het team, drie rollen, activiteitenrapportage en één factuur.
  • Rollen: Eigenaar (volledige controle, één per werkruimte), Beheerder (personen, uitnodigingen, modelbeleid, profielen, facturering, Activiteit; kan Leden beheren maar geen andere Beheerders), Lid (gebruikt de bibliotheek en het teamabonnement).
  • Uitnodigingen: maximaal 100 e-mailadressen tegelijk; uitnodigingen verlopen na 14 dagen; deelnamelinks voegen Leden toe.
  • Rapportage: voor Eigenaren en Beheerders; 30 of 7 dagen; aantallen per type en per lid, geen titels of prompts; voortgang per persoon (voltooiing, quizscores) bij colleges die met het team zijn gedeeld, met CSV; geen certificaten of formele verklaringen.
  • Prijzen: Premium for Teams $35 per licentie per maand of $336 per licentie per jaar; Laureate for Teams $110 per licentie per maand of $1,056 per licentie per jaar; 1 tot 29 licenties zelf te regelen.
  • Integraties: Google Drive-bestanden als bronnen en Google Docs en Slides als exportbestemmingen. Google Drive is de koppeling die momenteel wordt ondersteund.
  • Niet inbegrepen: inschrijvingen, deadlines, voltooiingscertificaten, SCORM, een gedeeld credittegoed.

Veelgestelde vragen

Hebben we een LMS nodig om dit te gebruiken?

Nee. Veel teams delen trainingsmateriaal alleen via de Bibliotheek en links. Gebruik je al een LMS, behoud dat dan voor inschrijvingen en voltooiingsregistratie en gebruik Scholarly om het materiaal ervoor te maken.

Kan een Lid iets verwijderen dat iemand anders heeft gedeeld?

Nee. Degene die een item deelt, blijft de eigenaar. Als je een lid verwijdert, verliest die persoon de toegang tot de bibliotheek. Wat die persoon zelf heeft gemaakt, blijft in het eigen account.

Kan een Beheerder de Eigenaar of een andere Beheerder verwijderen?

Nee. Beheerders beheren Leden. Alleen de Eigenaar kan een Beheerder wijzigen of verwijderen. De rol Eigenaar zelf kan niet worden gewijzigd of verwijderd via de pagina Personen.

Kunnen Leden het activiteitenrapport of de facturering bekijken?

Nee. Activiteit en Facturering zijn voor Eigenaren en Beheerders. Leden zien hun eigen limieten via Instellingen → Abonnement en gebruik.

Kan ik documenten uit Google Drive toevoegen?

Ja. Koppel Google Drive en kies bestanden via het bestandskeuzevenster van Google. Ze worden bronnen voor Chat, Diepgaand onderzoek en aanmaakvensters. Scholarly kan de Drive-bestanden lezen die je kiest en nieuwe bestanden maken wanneer je exporteert naar Google Docs of Slides. Het doorzoekt niet je volledige Drive.

Wat gebeurt er als iemand het bedrijf verlaat?

Verwijder die persoon via Personen. De licentie komt meteen vrij. Alles in een project dat eigendom is van het team blijft bij het team. Daarom hoort terugkerend trainingsmateriaal thuis in teamprojecten.

Is er een gratis proefperiode voor Teams?

Nee. Vóór de betaling bestaat de werkruimte alleen uit jouw licentie op je eigen abonnement. Upgrade je teamabonnement om licenties toe te voegen, teamgenoten uit te nodigen en toegang te krijgen tot Activiteit, modelbeleid en gedeelde profielen.

Was dit nuttig?
VorigeTeamintroductieVolgendeVan SOP naar trainingsvideo