Configure uma biblioteca de treinamento compartilhada para sua equipe
Uma biblioteca de treinamento compartilhada no Scholarly é a Biblioteca da sua equipe: todos os documentos usados como fontes e todos os treinamentos concluídos que alguém compartilha com a equipe, em um único lugar acessível a todos os membros. Para configurar uma, crie um espaço de trabalho do Scholarly Teams, adicione seus POPs, políticas, manuais e gravações, compartilhe esse material (ou uma pasta, ou um projeto pertencente à equipe) com a equipe, escolha as licenças e um plano de equipe e convide pessoas como Membros ou Administradores. Cada membro pode transformar as fontes compartilhadas em seus próprios vídeos de treinamento, POPs, quizzes, apresentações de slides e podcasts. Proprietários e Administradores acompanham a adoção em Atividade, e toda a equipe fica em uma única cobrança do Stripe: Premium for Teams por $35 por licença por mês ou $336 por licença por ano, ou Laureate for Teams por $110 por licença por mês ou $1,056 por licença por ano, com contratação por autoatendimento para 1 a 29 licenças.
É um espaço de trabalho compartilhado, não um sistema de gestão de aprendizagem. Não há catálogo de cursos, matrículas, prazos ou certificados de conclusão. Veja Scholarly Teams ou um LMS.
O que a biblioteca reúne
- Fontes e trabalhos concluídos juntos, dos mais recentes para os mais antigos. O PDF da política fica ao lado do vídeo de treinamento criado a partir dele.
- Quem compartilhou e quando em cada linha, para que ninguém fique em dúvida se um arquivo é a versão aprovada ou um teste de alguém.
- Filtros por tipo com contagens atualizadas: Tudo, Fontes, Documentos, Podcasts, Anotações de reunião, Pesquisa, Chats, Pastas e projetos.
- Busca por títulos e pelo nome de quem compartilhou.
- Contagens de visualizações nos itens que as pessoas abriram.
O trabalho compartilhado também aparece em Todo o conteúdo de cada membro com um selo de Equipe, para que as pessoas o encontrem onde já costumam procurar.
Configure passo a passo
1. Crie o espaço de trabalho
Escolha Configurar uma equipe, dê um nome a ela e informe o que a equipe faz (por exemplo, integração e treinamento, ou documentação e POPs). Antes de você comprar um plano de equipe, o espaço de trabalho tem uma única licença, a sua, vinculada ao seu plano pessoal.
2. Adicione sua primeira fonte
Adicione um arquivo, link ou item da biblioteca durante a configuração. O Scholarly cria um projeto pertencente à equipe, compartilha a fonte com a equipe e prepara um primeiro material adequado à atividade que você informou, como um POP para integração e documentação. A criação continua em segundo plano enquanto você segue com a configuração.
3. Preencha a biblioteca antes de convidar alguém
Envie os materiais que as pessoas realmente consultam: o manual, os POPs, os PDFs das políticas, as demonstrações gravadas, a apresentação do produto. Depois, compartilhe:
- Abra um item ou uma pasta, abra Compartilhar e, em Quem pode abrir, escolha Todos em seguido do nome da sua equipe, ou
- Acesse Equipe → Biblioteca → Adicionar à biblioteca.
A propriedade continua com a pessoa que compartilhou o item. Ela pode torná-lo privado novamente a qualquer momento, e o acesso da equipe termina imediatamente.
Organize por atividade recorrente, não por pessoa. Uma pasta ou projeto da equipe por atividade, como Integração, Segurança, Produto, Políticas e Chamadas com clientes, funciona melhor do que um por colega. Os e-mails de convite mencionam os itens compartilhados mais recentemente, então uma biblioteca completa deixa claro no convite o que as pessoas vão encontrar.
4. Use projetos pertencentes à equipe para tudo que precisa permanecer após a saída do autor
Um projeto pertencente à equipe reúne as fontes, os treinamentos criados a partir delas e as instruções para uma atividade. Todos os membros ativos podem abri-lo sem um convite separado, tudo o que cada membro adiciona permanece nele, e ele continua com a equipe se a pessoa que o criou sair. Os chats e as memórias do projeto permanecem privados para cada pessoa.
Proprietários e Administradores podem criar projetos da equipe diretamente. A pessoa que criou um projeto pessoal, ou um Proprietário ou Administrador, pode transferi-lo para a equipe.
5. Crie os primeiros materiais de treinamento
A partir das fontes compartilhadas, crie o que as pessoas novas vão usar primeiro: um POP, um vídeo de treinamento narrado, um quiz ou simulado, uma apresentação de slides. Compartilhe cada material com a equipe ou coloque-o no projeto da equipe.
Para manter a consistência dos resultados, um Proprietário ou Administrador pode publicar um perfil de IA compartilhado (instruções internas, modelo preferido e identidade visual) em Equipe → Perfis de IA. Todos os membros podem aplicá-lo em qualquer janela de criação.
6. Escolha as licenças e um plano
Escolha Premium for Teams ou Laureate for Teams, com cobrança mensal ou anual (a anual oferece 20% de economia), e o número de licenças. A quantidade de licenças precisa cobrir os membros ativos e os convites pendentes. O pagamento é feito pelo Stripe e atualiza o próprio espaço de trabalho: o mesmo conteúdo, os mesmos projetos.
7. Convide pessoas
Em Pessoas → Convidar colegas de equipe, cole até 100 endereços de e-mail de uma vez e escolha Membro ou Administrador. Ou crie um link de entrada e publique-o na sua ferramenta de chat; qualquer pessoa que o abrir entra como Membro, até o limite de licenças. Veja os detalhes abaixo.
8. Acompanhe a adoção no primeiro mês
Abra Equipe → Visão geral → Atividade. Se, após duas semanas, a atividade estiver concentrada em uma ou duas pessoas, a causa mais comum é uma biblioteca com pouco conteúdo, não falta de interesse. Veja Como implementar o Scholarly na sua equipe.
Permissões de Proprietário, Administrador e Membro
| Ação | Proprietário | Administrador | Membro |
|---|---|---|---|
| Abrir a Biblioteca, os itens compartilhados e os projetos da equipe | Sim | Sim | Sim |
| Compartilhar o próprio trabalho com a equipe ou torná-lo privado novamente | Sim | Sim | Sim |
| Criar com os modelos e limites semanais do plano da equipe | Sim | Sim | Sim |
| Aplicar perfis de IA compartilhados | Sim | Sim | Sim |
| Criar ou alterar perfis de IA compartilhados | Sim | Sim | Não |
| Criar um projeto pertencente à equipe ou transferir um projeto da equipe para um membro | Sim | Sim | Não |
| Convidar por e-mail, reenviar ou revogar convites | Sim | Sim | Não |
| Criar, gerar novamente ou desativar o link de entrada | Sim | Sim | Não |
| Aprovar ou recusar solicitações de entrada | Sim | Sim | Não |
| Promover um Membro a Administrador ou remover um Membro | Sim | Sim | Não |
| Alterar ou remover outro Administrador | Sim | Não | Não |
| Ver o relatório de Atividade | Sim | Sim | Não |
| Abrir Cobrança: licenças, forma de pagamento, faturas | Sim | Sim | Não |
| Comprar um pacote de créditos para um membro na cobrança da equipe | Sim | Sim | Não |
| Definir a política de modelos de IA e Exigir retenção zero de dados | Sim | Sim | Não |
| Sair da equipe | Somente encerrando um espaço de trabalho sem plano pago no qual seja a única pessoa | Sim | Sim |
O Proprietário é a pessoa que criou o espaço de trabalho. A função de Proprietário não pode ser alterada nem removida pela página Pessoas, e ninguém pode alterar a própria função ou remover a si mesmo; Administradores e Membros usam Sair da equipe. Atividade, política de modelos e perfis de IA compartilhados exigem um plano de equipe pago.
Como convidar pessoas
- Por e-mail: até 100 endereços de uma vez, cada um como Membro ou Administrador. O Scholarly avisa antes de você convidar mais pessoas do que o número de licenças disponíveis e ignora quem já é membro, já foi convidado ou já está em outra equipe.
- Os convites expiram após 14 dias e reservam uma licença até serem aceitos, revogados ou expirarem. Revogar um convite antigo costuma ser mais rápido do que comprar uma licença.
- Link de entrada: adiciona qualquer pessoa que o abrir como Membro, até o limite de licenças. Trate-o como uma senha. Gerar novamente invalida o link antigo; Desativar o desabilita.
- Solicitações de entrada: quem acessar um item privado da equipe pode solicitar acesso. A solicitação aparece em Pessoas → Solicitações de entrada, e aprová-la envia um convite de fato, que precisa de uma licença disponível.
- Uma equipe por conta: uma conta só pode ser membro ativo de uma equipe por vez.
- Antes do pagamento: os convites que você adiciona durante a configuração ficam aguardando e são enviados assim que você escolhe as licenças e conclui o pagamento.
Remover um membro libera a licença imediatamente. As criações pessoais dele permanecem na própria conta; tudo que estiver em um projeto pertencente à equipe continua com a equipe.
Relatórios de Atividade, como realmente funcionam
Equipe → Visão geral → Atividade fica disponível para Proprietários e Administradores em um plano de equipe pago. Por padrão, cobre os últimos 30 dias, ou os últimos 7, agrupados por dia em UTC:
- Criados: criações concluídas separadas por tipo (vídeos explicativos, podcasts, slides, documentos, POPs e outros documentos, flashcards, quizzes, pesquisas e mais).
- Membros ativos, gerações com IA, mensagens no chat e sessões de estudo.
- Atividade ao longo do tempo e uma tabela por membro com as contagens e a última atividade de cada pessoa.
- Um cartão de Créditos de criação com IA que identifica membros No limite ou Perto do limite, com Adicionar créditos na linha de cada um.
- Aulas compartilhadas: para cada videoaula e podcast compartilhado com a equipe, quem abriu, até onde avançou, se concluiu e quando, e a melhor pontuação nas perguntas dentro do vídeo, com Baixar CSV.
As contagens de uso nunca mostram títulos de conteúdo nem prompts; as aulas compartilhadas identificam apenas o que foi compartilhado com a equipe. Os itens da Biblioteca têm uma contagem de visualizações, que é o sinal mais rápido de que os treinamentos compartilhados estão sendo abertos.
O que o relatório não mostra: atividades atribuídas, prazos, confirmações formais ou certificados. "Concluído" significa que alguém chegou ao fim da aula, não que a conclusão foi atestada. Se você precisa de atestados ou evidências de conclusão adequadas para auditoria, mantenha esses registros no seu LMS.
Uma única cobrança para todas as licenças
| Plano | Mensal | Anual | Cada licença inclui |
|---|---|---|---|
| Premium for Teams | $35 por licença | $336 por licença (cerca de $28 por mês) | 15 Créditos de criação com IA por semana, chat ilimitado no Automático, cota semanal de Uso premium no chat, envio de arquivos de até 300 MB, PDFs de até 1,000 páginas, até 10 fontes por criação |
| Laureate for Teams | $110 por licença | $1,056 por licença (cerca de $88 por mês) | 80 Créditos de criação com IA por semana, chat ilimitado no modo Automático, 4× a cota de Uso premium no chat do Premium, seleção dos Modelos de ponta pelo nome, envio de arquivos de até 1 GB, PDFs de até 3,000 páginas, até 20 fontes por criação |
- Uma assinatura do Stripe para o espaço de trabalho, com preço por licença. Proprietários e Administradores gerenciam licenças, dados de pagamento, renovação e faturas em Equipe → Cobrança → Gerenciar cobrança.
- Sem saldo compartilhado. Cada licença tem suas próprias cotas de criação, reuniões e Uso premium no chat, renovadas toda segunda-feira às 00:00 UTC. O uso de um membro não consome a cota de um colega.
- Quando os créditos de criação de alguém acabam no meio da semana, um Proprietário ou Administrador pode comprar para esse membro um pacote avulso (10, 35, 120, 500 ou 2,200 créditos) na cobrança da equipe em Equipe → Visão geral ou Equipe → Cobrança. Os créditos do pacote vão para esse membro e nunca expiram. Eles não repõem o Uso premium no chat; quando essa cota separada acaba, o membro pode continuar conversando no Automático até a renovação.
- Autoatendimento para 1 a 29 licenças. Para mais licenças, uma implementação em vários departamentos ou faturamento e pedidos de compra, entre em contato pela página de equipes.
Informações em resumo
- O que é: um espaço de trabalho compartilhado com uma biblioteca de fontes, projetos pertencentes à equipe, três funções, relatórios de atividade e uma única cobrança.
- Funções: Proprietário (controle total, um por espaço de trabalho), Administrador (pessoas, convites, política de modelos, perfis, cobrança, Atividade; pode gerenciar Membros, mas não outros Administradores), Membro (usa a biblioteca e o plano da equipe).
- Convites: até 100 e-mails de uma vez; convites expiram após 14 dias; links de entrada adicionam Membros.
- Relatórios: para Proprietários e Administradores; 30 ou 7 dias; contagens por tipo e por membro, sem títulos nem prompts; progresso por pessoa (conclusão, pontuações em quizzes) nas aulas compartilhadas com a equipe, com CSV; sem certificados ou atestados.
- Preços: Premium for Teams por $35 por licença por mês ou $336 por licença por ano; Laureate for Teams por $110 por licença por mês ou $1,056 por licença por ano; autoatendimento para 1 a 29 licenças.
- Integrações: arquivos do Google Drive como fontes e Google Docs e Slides como destinos de exportação. O Google Drive é a conexão compatível atualmente.
- Não inclui: matrículas, prazos, certificados de conclusão, SCORM, saldo compartilhado de créditos.
Perguntas frequentes
Precisamos de um LMS para usar isso?
Não. Muitas equipes compartilham treinamentos apenas pela Biblioteca e por links. Se você já usa um LMS, mantenha-o para matrículas e conclusão e use o Scholarly para produzir os materiais que entram nele.
Um Membro pode excluir algo que outra pessoa compartilhou?
Não. A propriedade continua com a pessoa que compartilhou o item. Remover um membro encerra o acesso dele à biblioteca; o que ele criou pessoalmente permanece na própria conta.
Um Administrador pode remover o Proprietário ou outro Administrador?
Não. Administradores gerenciam Membros. Somente o Proprietário pode alterar ou remover um Administrador, e a própria função de Proprietário não pode ser alterada nem removida pela página Pessoas.
Os Membros podem ver o relatório de Atividade ou a cobrança?
Não. Atividade e Cobrança são para Proprietários e Administradores. Os Membros veem os próprios limites em Configurações → Plano e uso.
Posso importar documentos do Google Drive?
Sim. Conecte o Google Drive e escolha arquivos pelo seletor do Google; eles se tornam fontes para o Chat, a Pesquisa aprofundada e as janelas de criação. O Scholarly pode ler os arquivos do Drive que você escolher e criar novos arquivos quando você exportar para o Google Docs ou Slides; ele não navega por todo o seu Drive.
O que acontece quando alguém sai da empresa?
Remova essa pessoa em Pessoas. A licença é liberada imediatamente. Tudo que estiver em um projeto pertencente à equipe continua com a equipe, por isso os treinamentos recorrentes devem ficar nos projetos da equipe.
Existe um período de teste gratuito para o Teams?
Não. Antes do pagamento, o espaço de trabalho tem apenas a sua licença no seu próprio plano. Faça upgrade do plano da equipe para adicionar licenças, convidar colegas e liberar Atividade, política de modelos e perfis compartilhados.
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