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GuiaMaterial de formação

Transformar documentos de trabalho em material de formação

Carregue um procedimento operacional padrão (SOP), um PDF de políticas, um manual ou uma apresentação e o Scholarly transforma-o num vídeo de formação narrado: escreve a narração apenas a partir das páginas que selecionar e depois gera cenas animadas com capítulos, legendas, uma transcrição e perguntas para o espetador responder. Não há um avatar no ecrã e recebe uma ligação ou um MP4 em vez de um pacote SCORM. Uma conta Free permite criar um vídeo de cerca de 2 minutos, a partir de um ficheiro até 8 MB (as primeiras 32 páginas de um PDF), para ver e partilhar por ligação. Os planos pagos permitem definir uma duração pretendida até 45 minutos e descarregar o MP4.

Já tem o material. Um manual de 60 páginas, uma pasta de PDFs de políticas, as notas de lançamento do último trimestre, uma chamada gravada com a pessoa que sabe como isto realmente funciona. O que não tem é uma versão com a qual outra pessoa consiga aprender em vinte minutos.

É esse o objetivo desta página: pegar num documento que já tem e transformá-lo em algo que permita ensinar: um SOP que alguém segue, um vídeo curto que vê, uma síntese que lê de relance, um questionário que confirma que a mensagem foi compreendida.

Este é um guia de fluxo de trabalho. Cada ferramenta tem o seu próprio artigo; esta página explica quais utilizar, em que ordem e porquê.

Transforme um SOP ou uma política num vídeo de formação narrado

  1. Carregue o documento. Pode usar um PDF, um ficheiro Word ou uma apresentação PowerPoint. Para um manual longo, escolha apenas as páginas que abrangem este procedimento.
  2. Abra Novo → Videoaula. Escolha a duração, o idioma e a voz. Os planos pagos permitem definir uma duração pretendida de 1 a 45 minutos, o plano Free fica pelos 2 minutos e a narração está disponível em mais de 70 idiomas.
  3. Mantenha o texto aprovado, se necessário. Ative Usar o meu guião tal como está escrito para o narrador ler a sua fonte palavra por palavra, em vez de escrever um guião didático.
  4. Reveja o resultado. Leia a transcrição e veja o vídeo antes de qualquer outra pessoa. A pessoa responsável pelo procedimento deve ser quem o aprova.
  5. Partilhe-o. Publique-o na Biblioteca da equipa ou envie uma ligação. Os planos pagos também permitem descarregar um MP4 até 1080p e um pacote de exportação com legendas .vtt e .srt para a sua intranet ou LMS. Crie um questionário a partir do mesmo ficheiro se quiser uma avaliação separada.

Um vídeo custa 1 Crédito de Criação com IA com o modelo predefinido, mais 1 se ultrapassar 15 minutos ou 2 se ultrapassar 30.

O que não faz

  • Sem avatar. Não há apresentador no ecrã, sincronização labial nem vídeos de arquivo. O vídeo é composto por cenas animadas com narração.
  • Sem SCORM, xAPI ou LTI. Importe o vídeo para um LMS como MP4 ou incorpore-o.
  • Sem inscrições, prazos, tarefas ou certificados. O Scholarly não é um LMS. Num plano de equipa pago, as aulas partilhadas mostram quem abriu uma aula partilhada com a equipa, se a terminou e que pontuação obteve nas perguntas. Estes dados registam a reprodução e as respostas, não certificam a conclusão.
  • Sem aprovação de conformidade. O guião baseia-se no seu documento, mas a IA pode cometer erros e o Scholarly não consegue determinar se a sua política está atualizada ou cumpre as regras da entidade reguladora. Peça à pessoa responsável pela política que reveja todos os vídeos e mantenha os registos formais de formação no sistema que os seus auditores já aceitam.

Como se compara

Escolha em função do que o vídeo precisa de fazer. Estas informações foram consultadas no site de cada fornecedor a 30 de outubro de 2026. Os planos mudam, por isso confirme antes de comprar.

Ferramenta Parte de Apresentador no ecrã Exportação SCORM Escolha quando
Scholarly PDF, Word, PowerPoint, notas, ligações Nenhum Nenhuma Quer uma narração escrita apenas a partir do seu documento, um questionário a partir do mesmo ficheiro e uma ligação ou um MP4
Colossyan PDF, PowerPoint, Word, URL, guião Avatares de IA 5 por mês no Professional, ilimitada no Enterprise, nenhuma no Starter Precisa de um avatar e de disponibilizar o conteúdo através de um LMS
Synthesia Documentos, instruções, PowerPoint, guião Avatares de IA Enterprise Ter um apresentador no ecrã é o objetivo do vídeo
HeyGen PowerPoint, PDF, guião Avatares de IA Business Quer avatares e clonagem de voz
Guidde Captura de ecrã; PDFs, apresentações e documentos no Business Narração sobre o seu ecrã; avatar virtual como extra e avatares personalizados no Enterprise Enterprise O procedimento decorre num software que consegue gravar
Gemini Notebook (anteriormente NotebookLM) Fontes do bloco de notas Nenhum indicado Nenhuma indicada Quer um vídeo com uma visão geral rápida das suas fontes; os planos Free e Plus não incluem a remoção da marca de água

Se um apresentador no ecrã ou o acompanhamento por SCORM for um requisito obrigatório, uma das ferramentas com avatares será a melhor compra. Para análises mais completas, consulte as comparações com Synthesia, Colossyan e Guidde.

Comece pelo resultado, não pela ferramenta

O erro mais comum é abrir a ferramenta que reconhece em vez daquela que corresponde ao resultado pretendido. Use Novo ou Mais ferramentas para escolher o resultado de que precisa. Esta tabela agrupa as ferramentas pelo tipo de conteúdo produzido:

Grupo O que inclui O que obtém
Ouvir e ver Podcast, videoaula, transcrição Algo que as pessoas podem acompanhar sem ler, uma explicação narrada, um episódio para ouvir durante uma deslocação, uma transcrição clara de uma sessão
Apresentar Diapositivos, infografia, mapa mental Algo que apresenta a uma audiência ou um elemento visual que alguém compreende de relance
Escrever Relatório, SOP, estudo de caso, notas de reunião, página, Documento com IA Um documento que alguém lê, segue ou faz circular
Investigação e dados Investigação aprofundada, folha de cálculo, cronologia Uma resposta com citações, um conjunto de dados estruturado, uma sequência de acontecimentos

Use Carregar para adicionar um ficheiro, colar texto ou escolher uma ligação. O Google Drive fica disponível no seletor de fontes depois de o ligar. Os formatos de estudo incluem cartões de estudo, resumos, fichas de trabalho e livros de histórias. O grupo Em branco oferece pontos de partida como uma tabela, uma apresentação, um questionário, um PDF ou uma pasta.

Escolha a linha que corresponde à forma como o material será utilizado. Se as pessoas vão fazer algo, precisa de um SOP. Se precisam de compreender algo, precisa de uma videoaula ou de um resumo. Se precisa de saber se assimilaram o conteúdo, precisa de um questionário.

Quatro métodos que funcionam

Cada um indica uma fonte real, uma sequência de conteúdos e a razão dessa ordem. Todos os passos usam as mesmas fontes, por isso nunca precisa de voltar a carregá-las.

1. Integração de um novo colaborador

Fonte: o manual do colaborador, dois ou três PDFs de políticas e uma gravação de partilha de ecrã de alguém a executar o trabalho.

Sequência: SOP → resumo → questionário.

Porquê esta ordem: o SOP vem primeiro porque obriga a organizar o material em ações sequenciais, precisamente aquilo que um manual faz pior. Depois de definir os passos, o resumo explica o raciocínio por trás deles e o questionário mostra se o novo colaborador assimilou realmente as partes que importam. Se inverter a ordem, o resumo ensina um processo que ainda não definiu com precisão.

Carregue a gravação como fonte juntamente com os documentos. Os comentários espontâneos do especialista, «deixámos de fazer assim em março», são geralmente o conteúdo mais valioso que tem e não constam de nenhuma parte do manual.

2. Preparar a equipa para os lançamentos de um produto

Fonte: notas de lançamento e a especificação de cada versão.

Sequência: uma videoaula curta por lançamento → uma síntese de uma página criada com o Documento com IA.

Porquê esta ordem: a preparação falha quando o conteúdo é demasiado longo para ver, não quando lhe falta profundidade. Uma demonstração narrada de cinco minutos por lançamento é vista; uma apresentação trimestral de 40 páginas não. Faça primeiro o vídeo, porque isso obriga a decidir o que realmente mudou para o cliente, e depois gere a síntese de uma página como material de consulta que o comercial mantém aberto durante uma chamada.

Mantenha um vídeo por lançamento em vez de um vídeo que vai crescendo. Os conteúdos pequenos e datados envelhecem melhor; um único bloco fica desatualizado de uma só vez.

3. Registar o conhecimento de um especialista antes de sair

Fonte: uma sessão gravada, uma demonstração, uma entrevista, um workshop.

Sequência: transcrição → plano de aula → ficha de trabalho → conjunto de cartões de estudo.

Porquê esta ordem: a transcrição é o recurso essencial. Permite pesquisar e citar, e serve de base a todos os conteúdos posteriores, por isso crie-a primeiro e guarde-a, mesmo que ninguém a leia do princípio ao fim. O plano de aula transforma uma hora de conversa sem estrutura em segmentos que podem ser ensinados, com objetivos e tempos definidos. A ficha de trabalho dá ao formando algo para fazer com cada segmento. Os cartões de estudo abrangem os poucos factos e definições que é preciso recordar em vez de consultar.

Grave diretamente no Scholarly ou carregue áudio que já tenha. Consulte Notas de reunião com IA.

4. Trabalho para clientes e investigação

Fonte: um conjunto de relatórios, documentos oficiais, documentos de fornecedores ou artigos publicados.

Sequência: um relatório de investigação com citações → um estudo de caso.

Porquê esta ordem: o relatório de investigação faz a leitura e, sobretudo, inclui as citações. Assim, quando um cliente pergunta «de onde veio esse número», a resposta está à distância de um clique, em vez de exigir uma tarde de trabalho. O estudo de caso é depois escrito a partir do relatório, em vez do conjunto de documentos originais, o que permite mantê-lo curto e todas as afirmações rastreáveis.

Os estudos de caso são um dos tipos de documento que o Documento com IA produz, juntamente com relatórios, sínteses, cronologias e folhas de cálculo.

Adicione primeiro a fonte

Nenhum resultado será melhor do que o material que fornecer. Antes de abrir uma janela de criação, adicione a fonte real.

  • O que pode carregar: PDFs, Word (.docx), PowerPoint (.pptx, .ppt), texto e Markdown, imagens e fotografias de páginas impressas ou quadros brancos, ficheiros de áudio, folhas de cálculo e ficheiros de dados, e código. A tabela completa está em Formatos de ficheiro suportados.
  • Ligações e vídeos: cole o URL de uma página web ou de um PDF, ou uma ligação do YouTube. Um webinar gravado, uma palestra ou uma demonstração de produto tornam-se fontes como quaisquer outras. Consulte Fontes do YouTube.
  • Gravações: grave uma reunião ou demonstração no navegador, ou carregue áudio existente. Obtém uma transcrição, um resumo e ações a realizar, e a gravação pode servir de fonte para qualquer outro conteúdo. Consulte Notas de reunião com IA.
  • Google Drive: escolha ficheiros específicos através do seletor do Google. Consulte Ligações a aplicações.

Quantas fontes pode combinar numa criação

A maioria das ferramentas de criação usa o limite de fontes do seu plano. Algumas ferramentas, como Texto para voz e Transcrição, têm um limite inferior específico do formato, apresentado no respetivo seletor:

Plano Fontes por criação
Free 1
Premium Lite, onde disponível até 3
Premium até 10
Laureate até 20

É este número que determina se «o manual mais três políticas mais a gravação» dá origem a um conteúdo ou a quatro. Consulte Planos e limites.

Use intervalos de páginas em PDFs longos

Para um PDF, escolha um intervalo de páginas na janela de criação. Um manual de 200 páginas produz um resumo vago; o capítulo 4 desse manual produz um resumo preciso. Restringir a fonte é o hábito com maior retorno em todo este fluxo de trabalho e é mais rápido do que voltar a gerar algo que ficou demasiado superficial.

Dê-lhe a voz da sua organização

Os resultados genéricos são a razão pela qual a maioria das pessoas deixa de usar uma ferramenta deste tipo. Os Perfis de personalização são a solução: um único perfil guardado aplica instruções reutilizáveis («linguagem simples, sem abreviaturas internas, ortografia britânica, indicar sempre a equipa responsável»), um modelo de IA preferido e uma identidade visual a cada criação que iniciar.

Três níveis, por ordem crescente de alcance:

  • Perfil pessoal: o seu, disponível em todas as janelas de criação.
  • Predefinição do projeto: defina um perfil como predefinição de um projeto e todas as conversas e criações iniciadas nesse projeto reutilizam-no, sem ninguém ter de o selecionar. Consulte Projetos.
  • Perfil de equipa: um administrador da equipa publica perfis partilhados em Equipa → Perfis de IA e todos os membros podem aplicá-los. Uma pessoa define o estilo da organização; as apresentações, os documentos e os vídeos de todos mantêm a mesma consistência.

Mantenha cada trabalho num projeto

Um projeto reúne as fontes, tudo o que foi criado a partir delas, as conversas sobre elas e as instruções permanentes de um trabalho específico. «Integração», «Preparação do 3.º trimestre», «Investigação para o cliente Acme».

Faça-o mesmo para trabalhos pequenos. O valor revela-se mais tarde: quando precisar de atualizar o material daqui a seis meses, tudo o que utilizou já estará num só lugar, com as instruções que o produziram, e não terá de reconstruir quais foram os quatro PDFs usados em cada vídeo.

Entregue o material

Tem duas formas de o entregar, cada uma adequada a necessidades diferentes.

  • Partilhe uma ligação. É a opção mais rápida, está sempre atualizada, funciona sem conta com Qualquer pessoa com a ligação ou Público, conforme as definições da ligação, e indica quantas pessoas a abriram. A partilha por ligação está disponível em todos os planos; descarregar PDFs exige um plano pago. Consulte Partilha e colaboração.
  • Exporte o ficheiro. Quando o conteúdo tiver de ficar no seu LMS, na intranet ou na caixa de entrada de alguém, exporte para Word, PowerPoint ou diretamente para Google Docs / Google Slides. As exportações editáveis exigem um plano pago. Uma exportação é uma cópia separada: editá-la não altera o original, e as definições de partilha do original mantêm-se. Nem todos os tipos podem ser exportados; a tabela completa está em Exportar o seu trabalho.

Mantenha o conteúdo atualizado

A vantagem de gerar conteúdo a partir de uma fonte é poder voltar a gerá-lo a partir dela.

Volte a gerar em vez de editar à mão. Quando a política mudar, substitua o documento de origem e gere novamente o conteúdo. Se tiver editado o SOP à mão, essas alterações perdem-se assim que o documento subjacente muda, e acaba por manter duas versões da verdade. Deixe que a fonte seja a referência.

Agende a atualização. No último passo de uma janela de criação, Agendar coloca a criação em fila para um dia e uma hora específicos, em vez de a iniciar de imediato. Defina a data de revisão, o fim do trimestre ou outra data de revisão. Confirme que as fontes selecionadas são as versões que pretende que a tarefa agendada utilize; o agendamento não deteta novas políticas. O agendamento é único, por isso agende o próximo quando consultar o resultado do anterior. Consulte Tarefas agendadas.

Substitua, não acumule. Quando um documento for substituído por uma nova versão, troque-o no projeto em vez de adicionar uma segunda cópia. A qualidade dos resultados baseados em fontes depende do material disponível, e duas versões de uma política produzem respostas que misturam ambas.

Aplicar este processo numa equipa

Tudo o que foi descrito acima funciona da mesma forma para um grupo, com um acréscimo: as fontes ficam numa biblioteca partilhada para ninguém voltar a carregar o manual, e um projeto pode pertencer à equipa para que o trabalho continue disponível depois da saída de quem o criou. Consulte A Biblioteca e os Projetos da sua equipa e Scholarly Teams.

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