Pretvorba delovnih dokumentov v gradivo za usposabljanje
Naložite standardni operativni postopek (SOP), pravilnik v obliki PDF, priročnik ali predstavitev in Scholarly ga pretvori v video za usposabljanje z govorjeno razlago: besedilo razlage napiše izključno na podlagi izbranih strani, nato pa ustvari animirane prizore s poglavji, podnapisi, prepisom in vprašanji za gledalca. Na zaslonu ni avatarja, namesto paketa SCORM pa dobite povezavo ali datoteko MP4. Z računom Free lahko ustvarite en približno 2-minutni video iz ene datoteke velikosti do 8 MB (prvih 32 strani dokumenta PDF), ki si ga lahko ogledate in delite prek povezave. Plačljivi paketi omogočajo ciljno dolžino do 45 minut in prenos datoteke MP4.
Gradivo že imate. To je 60-stranski priročnik, mapa s pravilniki v obliki PDF, opombe ob izdajah iz prejšnjega četrtletja ali posnetek pogovora z osebo, ki ve, kako vse skupaj dejansko deluje. Nimate pa različice, iz katere bi se lahko nekdo drug vsega naučil v dvajsetih minutah.
Prav temu je namenjena ta stran: dokument, ki ga že imate, pretvorite v gradivo, iz katerega se je mogoče učiti: SOP, ki mu nekdo sledi, kratek video, ki si ga ogleda, kratko poročilo, ki ga preleti, ali kviz, ki pokaže, ali je vsebino usvojil.
To je vodnik po delovnem postopku. Vsako orodje ima svoj članek; ta stran pojasnjuje, katera orodja uporabiti, v kakšnem vrstnem redu in zakaj.
Pretvorite SOP ali pravilnik v video za usposabljanje z govorjeno razlago
- Naložite dokument. Uporabite lahko PDF, Wordovo datoteko ali PowerPointovo predstavitev. Pri dolgem priročniku izberite samo strani, ki obravnavajo ta postopek.
- Odprite Novo → Video predavanje. Izberite dolžino, jezik in glas. Plačljivi paketi omogočajo ciljno dolžino od 1 do 45 minut, pri paketu Free pa ostane dolžina približno 2 minuti. Govorjena razlaga je na voljo v več kot 70 jezikih.
- Po potrebi ohranite odobreno besedilo. Vklopite Uporabi moj scenarij brez sprememb in pripovedovalec bo vaš vir prebral dobesedno, namesto da bi pripravil scenarij za razlago.
- Preglejte rezultat. Preberite prepis in si oglejte video, preden ga vidi kdo drug. Odobri naj ga oseba, odgovorna za postopek.
- Delite ga. Objavite ga v Knjižnici ekipe ali pošljite povezavo. Plačljivi paketi omogočajo tudi prenos datoteke MP4 v ločljivosti do 1080p in izvoznega paketa s podnapisi
.vttin.srtza vaš intranet ali LMS. Če želite ločeno preverjanje znanja, iz iste datoteke ustvarite kviz.
Video s privzetim modelom porabi 1 kredit za ustvarjanje z UI, dodatno pa še 1 za dolžino nad 15 minut oziroma 2 za dolžino nad 30 minut.
Česa ne omogoča
- Brez avatarja. Na zaslonu ni predavatelja, sinhronizacije ustnic ali arhivskih videoposnetkov. Video sestavljajo animirani prizori z govorjeno razlago.
- Brez SCORM, xAPI ali LTI. Video uvozite v LMS kot datoteko MP4 ali ga vdelajte.
- Brez vpisov, rokov, dodeljevanja nalog ali potrdil. Scholarly ni LMS. V plačljivem ekipnem paketu možnost Predavanja v skupni rabi pokaže, kdo je odprl predavanje, deljeno z ekipo, ali ga je dokončal in kako uspešno je odgovoril na vprašanja. To je poročilo o predvajanju in odgovorih, ne uradno potrjeno opravljeno usposabljanje.
- Brez potrjevanja skladnosti. Scenarij temelji na vašem dokumentu, vendar se UI še vedno lahko zmoti, Scholarly pa ne more ugotoviti, ali je vaš pravilnik posodobljen ali izpolnjuje zahteve regulatorja. Vsak video naj pregleda oseba, odgovorna za pravilnik, uradne evidence o usposabljanju pa hranite v sistemu, ki ga vaši revizorji že sprejemajo.
Primerjava z drugimi orodji
Izberite glede na to, kaj mora video omogočati. Ti podatki so bili preverjeni na spletnih mestih ponudnikov 30. oktobra 2026. Ker se paketi spreminjajo, jih pred nakupom preverite.
| Orodje | Izhodišče | Predavatelj na zaslonu | Izvoz SCORM | Kdaj ga izbrati |
|---|---|---|---|---|
| Scholarly | PDF, Word, PowerPoint, zapiski, povezave | Brez | Brez | Želite govorjeno razlago, napisano izključno na podlagi vašega dokumenta, kviz iz iste datoteke ter povezavo ali MP4 |
| Colossyan | PDF, PowerPoint, Word, URL, scenarij | Avatarji z UI | 5 na mesec v paketu Professional, neomejeno v paketu Enterprise, brez v paketu Starter | Potrebujete avatarja in dostop prek sistema LMS |
| Synthesia | Dokumenti, pozivi, PowerPoint, scenarij | Avatarji z UI | Enterprise | Predavatelj na zaslonu je bistvo videa |
| HeyGen | PowerPoint, PDF, scenarij | Avatarji z UI | Business | Želite avatarje in kloniranje glasu |
| Guidde | Zajem zaslona; PDF-ji, predstavitve in dokumenti v paketu Business | Govorna razlaga ob posnetku zaslona; virtualni avatar kot dodatek in avatarji po meri v paketu Enterprise | Enterprise | Postopek poteka v programski opremi, ki jo lahko posnamete |
| Gemini Notebook (prej NotebookLM) | Viri v zvezku | Ni navedeno | Ni navedeno | Želite hiter video pregled svojih virov; paketa Free in Plus ne vključujeta odstranitve vodnega žiga |
Če sta predavatelj na zaslonu ali spremljanje prek SCORM obvezna, je eno od orodij z avatarji primernejši nakup. Podrobnejše primerjave najdete na straneh za Synthesia, Colossyan in Guidde.
Začnite pri želenem rezultatu, ne pri orodju
Najpogostejša napaka je, da odprete orodje, ki ga poznate, namesto tistega, ki ustreza želenemu izdelku. Z možnostjo Novo ali Več orodij izberite rezultat, ki ga potrebujete. Ta tabela razvršča orodja po vrsti izdelka:
| Skupina | Kaj vključuje | Kaj dobite |
|---|---|---|
| Poslušanje in ogled | Podkast, video predavanje, prepisovanje | Nekaj, kar ljudje spremljajo brez branja: govorjeno razlago, epizodo za pot v službo ali urejen prepis srečanja |
| Predstavljanje | Prosojnice, infografika, miselni vzorec | Gradivo, ob katerem nastopate, ali vizualni prikaz, ki ga nekdo razume na prvi pogled |
| Pisanje | Poročilo, SOP, študija primera, zapiski sestanka, stran, Dokument z UI | Dokument, ki ga nekdo prebere, mu sledi ali ga posreduje drugim |
| Raziskovanje in podatki | Poglobljena raziskava, preglednica, časovnica | Odgovor z navedbami virov, strukturirano zbirko podatkov ali zaporedje dogodkov |
Z možnostjo Naloži dodajte datoteko, prilepite besedilo ali izberite povezavo. Google Drive je po povezavi na voljo v izbirniku virov. Učne oblike vključujejo učne kartice, povzetke, delovne liste in knjige zgodb. Skupina Prazno ponuja začetne oblike, kot so tabela, predstavitev, kviz, PDF ali mapa.
Izberite vrstico, ki ustreza načinu uporabe gradiva. Če bodo ljudje nekaj izvajali, potrebujete SOP. Če morajo nekaj razumeti, potrebujete video predavanje ali povzetek. Če želite vedeti, ali so si vsebino zapomnili, potrebujete kviz.
Štirje preverjeni postopki
Vsak opisuje konkreten vir, zaporedje izdelkov in razlog za tak vrstni red. Vsi koraki uporabljajo iste vire, zato jih ni treba znova nalagati.
1. Uvajanje novega zaposlenega
Vir: priročnik za zaposlene, dva ali trije pravilniki v obliki PDF in posnetek deljenja zaslona, na katerem nekdo opravlja delo.
Zaporedje: SOP → povzetek → kviz.
Zakaj ta vrstni red: SOP je prvi, ker gradivo pretvori v zaporedje dejanj, kar priročnikom običajno najmanj uspeva. Ko so koraki določeni, povzetek pojasni razloge zanje, kviz pa pokaže, ali je novi zaposleni dejansko usvojil pomembne dele. Če jih ustvarite v obratnem vrstnem redu, bo povzetek učil postopek, ki ga še niste jasno določili.
Posnetek naložite kot vir skupaj z dokumenti. Mimogrede izrečene pripombe strokovnjaka, na primer »marca smo to nehali delati tako«, so običajno najdragocenejša vsebina, ki jo imate, v priročniku pa jih ni nikjer.
2. Usposabljanje za nove izdaje izdelka
Vir: opombe ob izdaji in specifikacija za vsako izdajo.
Zaporedje: kratko video predavanje za vsako izdajo → enostransko kratko poročilo, ustvarjeno z orodjem Dokument z UI.
Zakaj ta vrstni red: usposabljanje ne uspe, kadar je predolgo za ogled, ne kadar mu manjka globine. Petminutni vodeni prikaz vsake izdaje si ljudje ogledajo; 40-stranske četrtletne predstavitve ne. Najprej ustvarite video, ker vas prisili, da določite, kaj se je dejansko spremenilo za stranko, nato pa ustvarite enostranski povzetek, ki ga ima prodajni predstavnik odprtega med klicem.
Za vsako izdajo ohranite ločen video, namesto da podaljšujete enega samega. Majhni izdelki z datumom se starajo postopoma; en sam obsežen izdelek zastari v celoti.
3. Zajem znanja strokovnjaka pred njegovim odhodom
Vir: en posnet prikaz postopka, intervju ali delavnica.
Zaporedje: prepis → učna priprava → delovni list → komplet učnih kartic.
Zakaj ta vrstni red: prepis je temeljno gradivo. Po njem lahko iščete, ga citirate in nanj oprete vse poznejše izdelke, zato ga ustvarite najprej in shranite, tudi če ga nihče ne prebere od začetka do konca. Učna priprava uro nestrukturiranega pogovora pretvori v učne sklope s cilji in časovnim načrtom. Delovni list udeležencu ponudi naloge za vsak sklop. Učne kartice zajamejo nekaj ključnih dejstev in definicij, ki jih mora znati priklicati iz spomina, namesto da bi jih iskal.
Snemajte neposredno v Scholarly ali naložite zvok, ki ga že imate. Glejte Zapiske sestankov z UI.
4. Delo za stranke in raziskovanje
Vir: zbirka poročil, uradnih vlog, dokumentov ponudnikov ali objavljenih znanstvenih člankov.
Zaporedje: raziskovalno poročilo z navedbami virov → študija primera.
Zakaj ta vrstni red: raziskovalno poročilo obdela gradivo in, kar je ključno, vsebuje navedbe virov. Ko stranka vpraša »od kod ta številka«, je odgovor oddaljen en klik, namesto da bi vam iskanje vzelo celo popoldne. Študija primera se nato napiše na podlagi poročila, ne neposredno iz celotne zbirke gradiva, zato ostane kratka, vsaki trditvi pa je mogoče slediti do vira.
Študije primerov so ena od vrst dokumentov, ki jih ustvarja Dokument z UI, poleg poročil, kratkih poročil, časovnic in preglednic.
Najprej dodajte vir
Kakovost vsega opisanega je odvisna od gradiva, ki ga vnesete. Preden odprete okno za ustvarjanje, dodajte dejanski vir.
- Kaj lahko naložite: PDF-je, Word (
.docx), PowerPoint (.pptx,.ppt), besedilo in Markdown, slike in fotografije natisnjenih strani ali belih tabel, zvočne datoteke, preglednice in podatkovne datoteke ter kodo. Celoten pregled je v članku Podprte oblike datotek. - Povezave in videi: prilepite URL spletne strani ali dokumenta PDF oziroma povezavo YouTube. Posnet spletni seminar, konferenčno predavanje ali predstavitev izdelka tako postane vir kot vsak drug. Glejte Vire iz YouTuba.
- Posnetki: posnemite sestanek ali prikaz postopka v brskalniku oziroma naložite obstoječi zvočni posnetek. Dobite prepis, povzetek in seznam nalog, posnetek pa lahko uporabite kot vir za druge izdelke. Glejte Zapiske sestankov z UI.
- Google Drive: v Googlovem izbirniku izberite posamezne datoteke. Glejte Povezave z aplikacijami.
Koliko virov lahko združi en izdelek
Večina orodij za ustvarjanje uporablja omejitev števila virov vašega paketa. Nekatera orodja, kot sta Pretvorba besedila v govor in Prepisovanje, imajo nižjo omejitev glede na obliko, ki je prikazana v izbirniku:
| Paket | Viri na izdelek |
|---|---|
| Free | 1 |
| Premium Lite, kjer je na voljo | do 3 |
| Premium | do 10 |
| Laureate | do 20 |
Ta številka določa, ali so »priročnik, trije pravilniki in posnetek« lahko podlaga za en izdelek ali pa jih morate razdeliti med štiri. Glejte Pakete in omejitve.
Pri dolgih PDF-jih uporabite obsege strani
Pri dokumentu PDF v oknu za ustvarjanje izberite obseg strani. Iz 200-stranskega priročnika nastane splošen povzetek; iz njegovega 4. poglavja pa natančen. Zoženje vira je najkoristnejša navada v celotnem postopku in je hitrejše od ponovnega ustvarjanja izdelka, ki je bil preveč površen.
Prilagodite slog svoji organizaciji
Splošni rezultati so razlog, da večina ljudi preneha uporabljati takšno orodje. Rešitev so Profili za prilagajanje: en shranjen profil prenese navodila za večkratno uporabo (»preprost jezik, brez internih okrajšav, britanski pravopis, vedno navedite odgovorno ekipo«), želeni model UI in vizualno podobo v vsak nov izdelek.
Tri ravni, od najmanjšega do največjega vpliva:
- Osebni profil: vaš profil, ki je na voljo v vsakem oknu za ustvarjanje.
- Privzeti profil projekta: nastavite profil kot privzetega za projekt in vsak klepet ter izdelek, ustvarjen v njem, ga bo samodejno uporabil. Glejte Projekte.
- Profil ekipe: skrbnik ekipe objavi skupne profile v razdelku Ekipa → Profili UI, uporabi pa jih lahko vsak član. Ena oseba določi slog organizacije, predstavitve, dokumenti in videi vseh članov pa so med seboj usklajeni.
Vse za eno nalogo hranite v enem projektu
Projekt za posamezno delo hrani vire, vse izdelke iz njih, klepete o njih in stalna navodila. Na primer »Uvajanje«, »Usposabljanje za 3. četrtletje« ali »Raziskava za stranko Acme«.
To storite tudi pri manjših nalogah. Korist se pokaže pozneje: ko morate čez šest mesecev osvežiti gradivo, je vse, kar ste uporabili, že na enem mestu skupaj z navodili, s katerimi je nastalo. Tako vam ni treba ugotavljati, kateri štirje PDF-ji so bili uporabljeni za kateri video.
Predajte gradivo
Gradivo lahko predate na dva načina, vsak pa ima svoje prednosti.
- Delite povezavo. To je najhitreje, gradivo je vedno posodobljeno, nastavitvi Vsakdo s povezavo ali Javno pa glede na nastavitve povezave omogočata dostop brez računa. Vidite tudi, koliko ljudi ga je odprlo. Deljenje prek povezave je na voljo v vseh paketih; za prenos datotek PDF potrebujete plačljiv paket. Glejte Deljenje in sodelovanje.
- Izvozite datoteko. Kadar mora biti gradivo v vašem sistemu LMS, na intranetu ali v e-poštnem predalu, ga izvozite v Word, PowerPoint ali neposredno v Google Docs / Google Slides. Za izvoz v oblikah, ki jih je mogoče urejati, potrebujete plačljiv paket. Izvožena datoteka je ločena kopija: njeno urejanje ne spremeni izvirnika, nastavitve deljenja izvirnika pa ostanejo nespremenjene. Izvoz ni na voljo za vse vrste izdelkov; celoten pregled je v članku Izvoz vašega dela.
Poskrbite za posodobljenost
Prednost ustvarjanja na podlagi vira je, da lahko iz njega gradivo ustvarite znova.
Ustvarite znova, namesto da urejate ročno. Ko se pravilnik spremeni, zamenjajte izvorni dokument in znova ustvarite izdelek. Če ste SOP urejali ročno, se te spremembe izgubijo ob spremembi osnovnega dokumenta, na koncu pa vzdržujete dve različici resnice. Vir naj bo merodajen.
Načrtujte osvežitev. V zadnjem koraku okna za ustvarjanje možnost Načrtuj uvrsti ustvarjanje na določen dan in uro, namesto da bi ga začela takoj. Nastavite datum pregleda, konec četrtletja ali drug datum za preverjanje. Preverite, ali so izbrani viri različice, ki jih želite uporabiti pri načrtovani nalogi; načrtovanje ne spremlja novih pravilnikov. Načrtovanje je enkratno, zato ob pregledu zadnjega izdelka načrtujte naslednjega. Glejte Načrtovane naloge.
Zamenjajte, ne kopičite. Ko dokument nadomesti novejša različica, ga v projektu zamenjajte, namesto da dodate še eno kopijo. Kakovost rezultatov, utemeljenih na virih, je odvisna od razpoložljivega gradiva, dve različici pravilnika pa vodita do odgovorov, ki mešajo obe.
Uporaba v ekipi
Vse zgoraj opisano deluje enako tudi za skupino, z enim dodatkom: viri so v skupni knjižnici, zato nikomur ni treba znova nalagati priročnika, projekt pa je lahko v lasti ekipe, zato delo ostane tudi po odhodu osebe, ki ga je vzpostavila. Glejte Knjižnico ekipe in ekipne projekte ter Scholarly Teams.
Povezano
- SOP-ji z UI, dokumenti s postopki, ki so osrednji del večine zaporedij za uvajanje.
- Video predavanja z UI, govorjene razlage iz vašega gradiva.
- Preverjanje, kdo je dokončal predavanje, tabela po posameznikih za predavanja, deljena z ekipo.
- Profili za prilagajanje, navodila, model in vizualna podoba, ki jih shranite enkrat in uporabljate povsod.
- Izvoz vašega dela, katere vrste izdelkov lahko izvozite v Word, PowerPoint in Google.
- Knjižnica ekipe in ekipni projekti, uporaba tega postopka skupaj z drugimi.