Μετατροπή εγγράφων εργασίας σε εκπαιδευτικό υλικό
Ανεβάστε μια τυποποιημένη διαδικασία λειτουργίας (SOP), ένα PDF πολιτικής, ένα εγχειρίδιο ή μια παρουσίαση διαφανειών και το Scholarly θα το μετατρέψει σε εκπαιδευτικό βίντεο με αφήγηση: γράφει την αφήγηση αποκλειστικά από τις σελίδες που επιλέγετε και στη συνέχεια δημιουργεί κινούμενες σκηνές με κεφάλαια, υπότιτλους, απομαγνητοφώνηση και ερωτήσεις για τον θεατή. Δεν υπάρχει άβαταρ στην οθόνη και λαμβάνετε έναν σύνδεσμο ή ένα MP4 αντί για πακέτο SCORM. Με έναν λογαριασμό Free μπορείτε να δημιουργήσετε ένα βίντεο περίπου 2 λεπτών από ένα αρχείο έως 8 MB (τις πρώτες 32 σελίδες ενός PDF), να το παρακολουθήσετε και να το μοιραστείτε μέσω συνδέσμου. Τα προγράμματα επί πληρωμή επιτρέπουν διάρκεια έως 45 λεπτά και λήψη του MP4.
Το υλικό το έχετε ήδη. Είναι ένα εγχειρίδιο 60 σελίδων, ένας φάκελος με PDF πολιτικών, οι σημειώσεις εκδόσεων του προηγούμενου τριμήνου, μια ηχογραφημένη κλήση με το άτομο που ξέρει πώς λειτουργούν όλα στην πράξη. Αυτό που δεν έχετε είναι μια εκδοχή από την οποία κάποιος άλλος μπορεί να μάθει μέσα σε είκοσι λεπτά.
Αυτό καλύπτει αυτή η σελίδα: πάρτε ένα έγγραφο που ήδη διαθέτετε και μετατρέψτε το σε υλικό κατάλληλο για εκπαίδευση: μια SOP που μπορεί κάποιος να ακολουθήσει, ένα σύντομο βίντεο που θα παρακολουθήσει, ένα συνοπτικό κείμενο που θα διαβάσει γρήγορα, ένα κουίζ που δείχνει αν το κατανόησε.
Αυτός είναι ένας οδηγός ροής εργασίας. Κάθε εργαλείο έχει το δικό του άρθρο. Εδώ εξηγούμε ποια να χρησιμοποιήσετε, με ποια σειρά και γιατί.
Μετατρέψτε μια SOP ή πολιτική σε εκπαιδευτικό βίντεο με αφήγηση
- Ανεβάστε το έγγραφο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε PDF, αρχείο Word ή παρουσίαση PowerPoint. Για ένα μεγάλο εγχειρίδιο, επιλέξτε μόνο τις σελίδες που καλύπτουν τη συγκεκριμένη διαδικασία.
- Ανοίξτε Νέο → Βιντεοδιάλεξη. Επιλέξτε διάρκεια, γλώσσα και φωνή. Στα προγράμματα επί πληρωμή ορίζετε επιθυμητή διάρκεια από 1 έως 45 λεπτά, στο Free η διάρκεια παραμένει περίπου 2 λεπτά και η αφήγηση διατίθεται σε περισσότερες από 70 γλώσσες.
- Διατηρήστε την εγκεκριμένη διατύπωση, αν χρειάζεται. Ενεργοποιήστε την επιλογή Χρήση του σεναρίου μου όπως είναι και ο αφηγητής θα διαβάσει την πηγή σας λέξη προς λέξη, αντί να γράψει εκπαιδευτικό σενάριο.
- Ελέγξτε το. Διαβάστε την απομαγνητοφώνηση και παρακολουθήστε το βίντεο πριν το δει οποιοσδήποτε άλλος. Την τελική έγκριση πρέπει να δώσει ο υπεύθυνος της διαδικασίας.
- Μοιραστείτε το. Δημοσιεύστε το στη Βιβλιοθήκη της ομάδας ή στείλτε έναν σύνδεσμο. Τα προγράμματα επί πληρωμή επιτρέπουν επίσης λήψη MP4 έως 1080p και πακέτου εξαγωγής με υπότιτλους
.vttκαι.srtγια το intranet ή το LMS σας. Δημιουργήστε ένα κουίζ από το ίδιο αρχείο, αν θέλετε ξεχωριστό έλεγχο γνώσεων.
Ένα βίντεο κοστίζει 1 Μονάδα δημιουργίας AI με το προεπιλεγμένο μοντέλο, συν 1 για διάρκεια πάνω από 15 λεπτά ή 2 για διάρκεια πάνω από 30 λεπτά.
Τι δεν κάνει
- Χωρίς άβαταρ. Δεν υπάρχει παρουσιαστής στην οθόνη, συγχρονισμός χειλιών ή έτοιμο βιντεοληπτικό υλικό. Το βίντεο αποτελείται από κινούμενες σκηνές με αφήγηση.
- Χωρίς SCORM, xAPI ή LTI. Εισαγάγετε το βίντεο σε ένα LMS ως MP4 ή ως ενσωματωμένο βίντεο.
- Χωρίς εγγραφές εκπαιδευομένων, προθεσμίες, αναθέσεις ή πιστοποιητικά. Το Scholarly δεν είναι LMS. Σε ένα ομαδικό πρόγραμμα επί πληρωμή, οι Κοινόχρηστες διαλέξεις δείχνουν ποιος άνοιξε μια διάλεξη που κοινοποιήθηκε στην ομάδα, αν την ολοκλήρωσε και τι βαθμολογία πέτυχε στις ερωτήσεις της. Αυτά καταγράφουν την αναπαραγωγή και τις απαντήσεις, όχι πιστοποιημένη ολοκλήρωση.
- Χωρίς έγκριση συμμόρφωσης. Το σενάριο προέρχεται από το έγγραφό σας, αλλά η AI μπορεί και πάλι να κάνει λάθη, ενώ το Scholarly δεν μπορεί να κρίνει αν η πολιτική σας είναι ενημερωμένη ή πληροί τους κανόνες της αρμόδιας ρυθμιστικής αρχής. Ζητήστε από τον υπεύθυνο της πολιτικής να ελέγχει κάθε βίντεο και τηρείτε τα επίσημα αρχεία εκπαίδευσης στο σύστημα που ήδη αποδέχονται οι ελεγκτές σας.
Πώς συγκρίνεται με άλλες λύσεις
Επιλέξτε με βάση το τι πρέπει να κάνει το βίντεο. Τα παρακάτω στοιχεία αντλήθηκαν από τον ιστότοπο κάθε παρόχου στις 30 Οκτωβρίου 2026. Τα προγράμματα αλλάζουν, οπότε ελέγξτε τα πριν αγοράσετε.
| Εργαλείο | Αρχικό υλικό | Παρουσιαστής στην οθόνη | Εξαγωγή SCORM | Επιλέξτε το όταν |
|---|---|---|---|---|
| Scholarly | PDF, Word, PowerPoint, σημειώσεις, σύνδεσμοι | Κανένας | Δεν διατίθεται | Θέλετε αφήγηση γραμμένη αποκλειστικά από το έγγραφό σας, κουίζ από το ίδιο αρχείο και σύνδεσμο ή MP4 |
| Colossyan | PDF, PowerPoint, Word, URL, σενάριο | Άβαταρ AI | 5 τον μήνα στο Professional, απεριόριστες στο Enterprise, καμία στο Starter | Χρειάζεστε άβαταρ και διάθεση μέσω LMS |
| Synthesia | Έγγραφα, προτροπές, PowerPoint, σενάριο | Άβαταρ AI | Enterprise | Ο παρουσιαστής στην οθόνη είναι το βασικό ζητούμενο του βίντεο |
| HeyGen | PowerPoint, PDF, σενάριο | Άβαταρ AI | Business | Θέλετε άβαταρ και κλωνοποίηση φωνής |
| Guidde | Καταγραφή οθόνης, PDF, παρουσιάσεις και έγγραφα στο Business | Αφήγηση πάνω στην καταγραφή της οθόνης σας, πρόσθετο εικονικού άβαταρ και προσαρμοσμένα άβαταρ στο Enterprise | Enterprise | Η διαδικασία εκτελείται μέσα σε λογισμικό που μπορείτε να καταγράψετε |
| Gemini Notebook (πρώην NotebookLM) | Πηγές σημειωματαρίου | Δεν αναφέρεται | Δεν αναφέρεται | Θέλετε ένα σύντομο βίντεο επισκόπησης των πηγών σας. Τα προγράμματα Free και Plus δεν περιλαμβάνουν αφαίρεση υδατογραφήματος |
Αν ο παρουσιαστής στην οθόνη ή η παρακολούθηση μέσω SCORM είναι απαραίτητη προϋπόθεση, ένα από τα εργαλεία με άβαταρ είναι καλύτερη αγορά. Για περισσότερες λεπτομέρειες, δείτε τις συγκρίσεις με τα Synthesia, Colossyan και Guidde.
Ξεκινήστε από το αποτέλεσμα, όχι από το εργαλείο
Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι να ανοίγετε το εργαλείο που γνωρίζετε αντί για εκείνο που ταιριάζει στο παραδοτέο. Χρησιμοποιήστε το Νέο ή το Περισσότερα εργαλεία για να επιλέξετε το αποτέλεσμα που χρειάζεστε. Αυτός ο πίνακας ομαδοποιεί τα εργαλεία ανά είδος παραδοτέου:
| Ομάδα | Τι περιλαμβάνει | Τι θα έχετε στο τέλος |
|---|---|---|
| Ακρόαση και προβολή | Podcast, βιντεοδιάλεξη, απομαγνητοφώνηση | Υλικό που παρακολουθείται ή ακούγεται χωρίς ανάγνωση, μια επεξήγηση με αφήγηση, ένα επεισόδιο για τη διαδρομή προς τη δουλειά, μια καθαρή απομαγνητοφώνηση συνάντησης |
| Παρουσίαση | Διαφάνειες, γράφημα πληροφοριών, νοητικός χάρτης | Υλικό που παρουσιάζετε σε κοινό ή ένα οπτικό στοιχείο που γίνεται κατανοητό με μια ματιά |
| Σύνταξη | Αναφορά, SOP, μελέτη περίπτωσης, σημειώσεις συνάντησης, σελίδα, Έγγραφο AI | Ένα έγγραφο που κάποιος διαβάζει, ακολουθεί ή διανέμει |
| Έρευνα και δεδομένα | Εις βάθος έρευνα, υπολογιστικό φύλλο, χρονολόγιο | Μια απάντηση με παραπομπές, ένα δομημένο σύνολο δεδομένων, μια ακολουθία γεγονότων |
Χρησιμοποιήστε τη Μεταφόρτωση για να προσθέσετε αρχείο, να επικολλήσετε κείμενο ή να επιλέξετε σύνδεσμο. Το Google Drive είναι διαθέσιμο στον επιλογέα πηγών αφού το συνδέσετε. Οι μορφές μελέτης περιλαμβάνουν κάρτες μελέτης, περιλήψεις, φύλλα εργασίας και βιβλία ιστοριών. Η ομάδα Κενό προσφέρει αρχικά στοιχεία όπως πίνακα, παρουσίαση, κουίζ, PDF ή φάκελο.
Επιλέξτε τη γραμμή που ταιριάζει στον τρόπο χρήσης του υλικού. Αν οι χρήστες πρόκειται να κάνουν κάτι, χρειάζεστε μια SOP. Αν πρέπει να κατανοήσουν κάτι, χρειάζεστε βιντεοδιάλεξη ή περίληψη. Αν πρέπει να ξέρετε αν συγκράτησαν όσα έμαθαν, χρειάζεστε κουίζ.
Τέσσερις δοκιμασμένες ροές εργασίας
Καθεμία από τις παρακάτω περιγράφει μια πραγματική πηγή, μια ακολουθία παραδοτέων και τον λόγο για αυτή τη σειρά. Κάθε βήμα χρησιμοποιεί τις ίδιες πηγές, οπότε δεν χρειάζεται ποτέ να τις ανεβάσετε ξανά.
1. Ένταξη νέου εργαζομένου
Πηγή: το εγχειρίδιο εργαζομένων, δύο ή τρία PDF πολιτικών και μια καταγραφή κοινής χρήσης οθόνης όπου κάποιος εκτελεί την εργασία.
Ακολουθία: SOP → περίληψη → κουίζ.
Γιατί με αυτή τη σειρά: η SOP προηγείται επειδή οργανώνει υποχρεωτικά το υλικό σε ενέργειες με συγκεκριμένη σειρά, κάτι στο οποίο ένα εγχειρίδιο συνήθως υστερεί. Αφού οριστικοποιηθούν τα βήματα, η περίληψη εξηγεί το σκεπτικό τους και το κουίζ δείχνει αν ο νέος εργαζόμενος αφομοίωσε πράγματι τα σημαντικά σημεία. Αν αντιστρέψετε τη σειρά, η περίληψή σας θα διδάσκει μια διαδικασία που δεν έχετε ακόμη ξεκαθαρίσει.
Ανεβάστε την καταγραφή ως πηγή μαζί με τα έγγραφα. Οι προφορικές παρατηρήσεις του ειδικού, όπως «σταματήσαμε να το κάνουμε έτσι τον Μάρτιο», είναι συνήθως το πιο πολύτιμο περιεχόμενο που έχετε και δεν υπάρχουν πουθενά στο εγχειρίδιο.
2. Εκπαίδευση για ένα προϊόν που κυκλοφορεί νέες εκδόσεις
Πηγή: οι σημειώσεις έκδοσης και οι προδιαγραφές κάθε έκδοσης.
Ακολουθία: μια σύντομη βιντεοδιάλεξη ανά έκδοση → ένα μονοσέλιδο ενημερωτικό κείμενο από το Έγγραφο AI.
Γιατί με αυτή τη σειρά: η εκπαίδευση αποτυγχάνει όταν το υλικό είναι πολύ μεγάλο για να το παρακολουθήσει κανείς, όχι όταν του λείπει βάθος. Μια πεντάλεπτη παρουσίαση με αφήγηση για κάθε έκδοση θα την παρακολουθήσουν. Μια τριμηνιαία παρουσίαση 40 σελίδων, όχι. Δημιουργήστε πρώτα το βίντεο, επειδή σας αναγκάζει να αποφασίσετε τι άλλαξε πραγματικά για τον πελάτη. Έπειτα δημιουργήστε το μονοσέλιδο ως συνοδευτικό υλικό που ο εκπρόσωπος πωλήσεων κρατά ανοιχτό στη διάρκεια μιας κλήσης.
Διατηρήστε ένα βίντεο ανά έκδοση αντί για ένα βίντεο που μεγαλώνει συνεχώς. Τα μικρά παραδοτέα με ημερομηνία παραμένουν χρήσιμα όσο περνά ο χρόνος. Ένα ενιαίο, τεράστιο αρχείο γίνεται παρωχημένο ολόκληρο.
3. Καταγραφή της γνώσης ενός ειδικού πριν αποχωρήσει
Πηγή: μία καταγεγραμμένη συνεδρία, μια επίδειξη διαδικασίας, μια συνέντευξη, ένα εργαστήριο.
Ακολουθία: απομαγνητοφώνηση → σχέδιο μαθήματος → φύλλο εργασίας → σύνολο καρτών μελέτης.
Γιατί με αυτή τη σειρά: η απομαγνητοφώνηση είναι το πολύτιμο αρχικό υλικό. Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση σε αυτή, να παραπέμψετε σε συγκεκριμένα σημεία της και να βασίσετε πάνω της κάθε επόμενο παραδοτέο. Γι’ αυτό δημιουργήστε τη πρώτα και κρατήστε τη, ακόμη κι αν κανείς δεν τη διαβάσει ολόκληρη. Το σχέδιο μαθήματος μετατρέπει μία ώρα αδόμητης συζήτησης σε διδακτικές ενότητες με στόχους και χρονική διάρκεια. Το φύλλο εργασίας δίνει στον εκπαιδευόμενο κάτι να κάνει για κάθε ενότητα. Οι κάρτες μελέτης καλύπτουν τα λίγα στοιχεία και τους ορισμούς που πρέπει να θυμάται, αντί να τα αναζητά.
Κάντε εγγραφή απευθείας στο Scholarly ή ανεβάστε ήχο που έχετε ήδη. Δείτε τις Σημειώσεις συναντήσεων AI.
4. Εργασία για πελάτες και έρευνα
Πηγή: ένα σύνολο αναφορών, επίσημων καταχωρίσεων, εγγράφων προμηθευτών ή δημοσιευμένων επιστημονικών εργασιών.
Ακολουθία: μια ερευνητική αναφορά με παραπομπές → μια μελέτη περίπτωσης.
Γιατί με αυτή τη σειρά: η ερευνητική αναφορά αναλαμβάνει την ανάγνωση και, κυρίως, περιλαμβάνει τις παραπομπές. Έτσι, όταν ένας πελάτης ρωτήσει «από πού προέκυψε αυτός ο αριθμός», η απάντηση απέχει ένα κλικ αντί για ένα απόγευμα αναζήτησης. Στη συνέχεια, η μελέτη περίπτωσης γράφεται με βάση την αναφορά και όχι το σύνολο των αρχικών εγγράφων. Αυτό τη διατηρεί σύντομη και επιτρέπει τον έλεγχο της πηγής κάθε ισχυρισμού.
Οι μελέτες περίπτωσης είναι ένας από τους τύπους εγγράφων που παράγει το Έγγραφο AI, μαζί με αναφορές, συνοπτικά ενημερωτικά κείμενα, χρονολόγια και υπολογιστικά φύλλα.
Προσθέστε πρώτα την πηγή
Η ποιότητα του αποτελέσματος εξαρτάται από το υλικό που παρέχετε. Πριν ανοίξετε ένα παράθυρο δημιουργίας, προσθέστε την πραγματική πηγή.
- Τι μπορείτε να ανεβάσετε: PDF, Word (
.docx), PowerPoint (.pptx,.ppt), κείμενο και Markdown, εικόνες και φωτογραφίες εκτυπωμένων σελίδων ή πινάκων, αρχεία ήχου, υπολογιστικά φύλλα και αρχεία δεδομένων, καθώς και κώδικα. Ο πλήρης πίνακας βρίσκεται στις Υποστηριζόμενες μορφές αρχείων. - Σύνδεσμοι και βίντεο: επικολλήστε το URL μιας ιστοσελίδας ή ενός PDF ή έναν σύνδεσμο YouTube. Ένα καταγεγραμμένο διαδικτυακό σεμινάριο, μια ομιλία σε συνέδριο ή μια επίδειξη προϊόντος γίνεται πηγή όπως κάθε άλλη. Δείτε τις Πηγές YouTube.
- Εγγραφές: καταγράψτε μια συνάντηση ή μια επίδειξη διαδικασίας στο πρόγραμμα περιήγησης ή ανεβάστε υπάρχον αρχείο ήχου. Λαμβάνετε απομαγνητοφώνηση, περίληψη και ενέργειες προς υλοποίηση, ενώ η εγγραφή μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως πηγή για οτιδήποτε άλλο. Δείτε τις Σημειώσεις συναντήσεων AI.
- Google Drive: επιλέξτε συγκεκριμένα αρχεία μέσω του επιλογέα της Google. Δείτε τις Συνδέσεις.
Πόσες πηγές μπορεί να συνδυάσει μία δημιουργία
Τα περισσότερα εργαλεία δημιουργίας χρησιμοποιούν το όριο πηγών του προγράμματός σας. Ορισμένα εργαλεία, όπως η Μετατροπή κειμένου σε ομιλία και η Απομαγνητοφώνηση, έχουν χαμηλότερο όριο ανάλογα με τη μορφή, το οποίο εμφανίζεται στον επιλογέα τους:
| Πρόγραμμα | Πηγές ανά δημιουργία |
|---|---|
| Free | 1 |
| Premium Lite, όπου διατίθεται | έως 3 |
| Premium | έως 10 |
| Laureate | έως 20 |
Αυτός ο αριθμός καθορίζει αν «το εγχειρίδιο μαζί με τρεις πολιτικές και την εγγραφή» μπορεί να γίνει ένα παραδοτέο ή τέσσερα. Δείτε τα Προγράμματα και όρια.
Χρησιμοποιήστε εύρος σελίδων σε μεγάλα PDF
Για ένα PDF, επιλέξτε εύρος σελίδων στο παράθυρο δημιουργίας. Ένα εγχειρίδιο 200 σελίδων δίνει μια αόριστη περίληψη. Το κεφάλαιο 4 του ίδιου εγχειριδίου δίνει μια στοχευμένη περίληψη. Ο περιορισμός της πηγής είναι η πιο αποδοτική συνήθεια σε όλη αυτή τη ροή εργασίας και είναι ταχύτερος από το να δημιουργείτε ξανά ένα αποτέλεσμα που βγήκε πολύ επιφανειακό.
Προσαρμόστε το ύφος στον οργανισμό σας
Τα γενικόλογα αποτελέσματα είναι ο λόγος που οι περισσότεροι σταματούν να χρησιμοποιούν ένα τέτοιο εργαλείο. Τα Προφίλ προσαρμογής είναι η λύση: ένα αποθηκευμένο προφίλ μεταφέρει επαναχρησιμοποιήσιμες οδηγίες («απλή γλώσσα, χωρίς εσωτερικές συντομογραφίες, βρετανική ορθογραφία, πάντα να αναφέρεται η υπεύθυνη ομάδα»), ένα προτιμώμενο μοντέλο AI και μια οπτική ταυτότητα σε κάθε δημιουργία που ξεκινάτε.
Τρία επίπεδα, με αυξανόμενο εύρος εφαρμογής:
- Προσωπικό προφίλ: το δικό σας, διαθέσιμο σε κάθε παράθυρο δημιουργίας.
- Προεπιλογή έργου: ορίστε ένα προφίλ ως προεπιλογή ενός έργου και κάθε συνομιλία ή δημιουργία που ξεκινά εκεί θα το χρησιμοποιεί αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται να το επιλέξει κανείς. Δείτε τα Έργα.
- Προφίλ ομάδας: ένας διαχειριστής ομάδας δημοσιεύει κοινόχρηστα προφίλ από την επιλογή Ομάδα → Προφίλ AI και κάθε μέλος μπορεί να τα εφαρμόσει. Ένα άτομο ορίζει το κοινό ύφος και οι παρουσιάσεις, τα έγγραφα και τα βίντεο όλων αποκτούν συνέπεια.
Κρατήστε κάθε εργασία σε ένα έργο
Ένα έργο συγκεντρώνει τις πηγές, όλα όσα δημιουργήθηκαν από αυτές, τις σχετικές συνομιλίες και τις πάγιες οδηγίες για μια συγκεκριμένη εργασία. «Ένταξη εργαζομένων», «Εκπαίδευση τρίτου τριμήνου», «Έρευνα για τον πελάτη Acme».
Κάντε το ακόμη και για μικρές εργασίες. Η αξία φαίνεται αργότερα: όταν χρειαστεί να ανανεώσετε το υλικό σε έξι μήνες, όλα όσα χρησιμοποιήσατε βρίσκονται ήδη σε ένα μέρος, μαζί με τις οδηγίες που παρήγαγαν το αποτέλεσμα, και δεν χρειάζεται να ανακαλύψετε ξανά ποια τέσσερα PDF χρησιμοποιήθηκαν σε ποιο βίντεο.
Παραδώστε το υλικό
Έχετε δύο τρόπους παράδοσης, καθένας με διαφορετικά πλεονεκτήματα.
- Μοιραστείτε έναν σύνδεσμο. Είναι ο ταχύτερος τρόπος, δείχνει πάντα την τρέχουσα έκδοση, λειτουργεί χωρίς λογαριασμό με την επιλογή Οποιοσδήποτε έχει τον σύνδεσμο ή Δημόσιο, ανάλογα με τις ρυθμίσεις του συνδέσμου, και σας δείχνει πόσα άτομα το άνοιξαν. Η κοινοποίηση συνδέσμου είναι διαθέσιμη σε κάθε πρόγραμμα. Οι λήψεις PDF απαιτούν πρόγραμμα επί πληρωμή. Δείτε την Κοινοποίηση και συνεργασία.
- Εξαγάγετε το αρχείο. Όταν πρέπει να αποθηκευτεί στο LMS, στο intranet ή στα εισερχόμενα κάποιου, εξαγάγετέ το σε Word, PowerPoint ή απευθείας σε Google Docs / Google Slides. Οι εξαγωγές σε επεξεργάσιμη μορφή απαιτούν πρόγραμμα επί πληρωμή. Η εξαγωγή δημιουργεί ξεχωριστό αντίγραφο: η επεξεργασία του δεν αλλάζει το πρωτότυπο και οι ρυθμίσεις κοινοποίησης του πρωτοτύπου παραμένουν ίδιες. Δεν υποστηρίζεται εξαγωγή για κάθε τύπο. Ο πλήρης πίνακας βρίσκεται στην Εξαγωγή της εργασίας σας.
Διατηρήστε το ενημερωμένο
Το πλεονέκτημα της δημιουργίας από μια πηγή είναι ότι μπορείτε να δημιουργήσετε ξανά το υλικό από αυτή.
Δημιουργήστε ξανά το υλικό αντί να το επεξεργάζεστε χειροκίνητα. Όταν αλλάζει η πολιτική, αντικαταστήστε το έγγραφο πηγής και δημιουργήστε ξανά το παραδοτέο. Αν επεξεργάζεστε χειροκίνητα τη SOP, αυτές οι αλλαγές χάνονται μόλις αλλάξει το αρχικό έγγραφο και καταλήγετε να συντηρείτε δύο εκδοχές της ίδιας πληροφορίας. Κρατήστε την πηγή ως σημείο αναφοράς.
Προγραμματίστε την ανανέωση. Στο τελευταίο βήμα ενός παραθύρου δημιουργίας, η επιλογή Προγραμματισμός προγραμματίζει τη δημιουργία για συγκεκριμένη ημέρα και ώρα αντί να την ξεκινήσει αμέσως. Ορίστε την ημερομηνία ελέγχου σας, το τέλος του τριμήνου ή κάποια άλλη ημερομηνία επανεξέτασης. Επιβεβαιώστε ότι οι επιλεγμένες πηγές είναι οι εκδόσεις που θέλετε να χρησιμοποιήσει η προγραμματισμένη εργασία. Ο προγραμματισμός δεν παρακολουθεί την εμφάνιση νέων πολιτικών. Η εκτέλεση γίνεται μία φορά, οπότε προγραμματίστε την επόμενη όταν ελέγξετε την προηγούμενη. Δείτε τις Προγραμματισμένες εργασίες.
Αντικαταστήστε, μη συσσωρεύετε. Όταν ένα έγγραφο αντικαθίσταται από νεότερο, αντικαταστήστε το στο έργο αντί να προσθέτετε δεύτερο αντίγραφο. Η ποιότητα του αποτελέσματος εξαρτάται από τις πηγές στις οποίες βασίζεται και δύο εκδόσεις μιας πολιτικής παράγουν απαντήσεις που αναμειγνύουν τις διαφορές τους.
Εφαρμογή σε μια ομάδα
Όλα τα παραπάνω λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο για μια ομάδα, με μία προσθήκη: οι πηγές βρίσκονται σε κοινόχρηστη βιβλιοθήκη ώστε να μη χρειάζεται να ανεβάζει ο καθένας ξανά το εγχειρίδιο, ενώ ένα έργο μπορεί να ανήκει στην ομάδα ώστε η εργασία να παραμένει διαθέσιμη ακόμη κι αν αποχωρήσει το άτομο που το δημιούργησε. Δείτε τη Βιβλιοθήκη και τα έργα της ομάδας σας και το Scholarly Teams.
Σχετικά
- SOP με AI, το παραδοτέο διαδικασίας που βρίσκεται στο επίκεντρο των περισσότερων ροών ένταξης εργαζομένων.
- Βιντεοδιαλέξεις AI, επεξηγήσεις με αφήγηση από το δικό σας υλικό.
- Δείτε ποιος ολοκλήρωσε μια διάλεξη, ο πίνακας ανά άτομο για διαλέξεις που κοινοποιούνται σε μια ομάδα.
- Προφίλ προσαρμογής, οδηγίες, μοντέλο και οπτική ταυτότητα που αποθηκεύονται μία φορά και επαναχρησιμοποιούνται παντού.
- Εξαγωγή της εργασίας σας, ποιοι τύποι εξάγονται σε Word, PowerPoint και Google.
- Η Βιβλιοθήκη και τα έργα της ομάδας σας, για να εφαρμόσετε αυτή τη ροή εργασίας μαζί με άλλους.