Converteix documents de feina en material de formació
Puja un SOP, un PDF de polítiques, un manual o una presentació i Scholarly el converteix en un vídeo de formació narrat: escriu la narració només a partir de les pàgines que selecciones i després genera escenes animades amb capítols, subtítols, una transcripció i preguntes perquè l’espectador les respongui. No hi ha cap avatar a la pantalla i obtens un enllaç o un MP4 en lloc d’un paquet SCORM. Un compte Free permet crear un vídeo d’uns 2 minuts, a partir d’un fitxer de fins a 8 MB (les primeres 32 pàgines d’un PDF), per veure’l i compartir-lo mitjançant un enllaç. Els plans de pagament permeten establir una durada objectiu de fins a 45 minuts i baixar l’MP4.
Ja tens el material. És un manual de 60 pàgines, una carpeta de PDF de polítiques, les notes de versió del trimestre passat o una trucada enregistrada amb la persona que sap com funciona tot plegat. El que no tens és una versió que permeti a una altra persona aprendre’n el contingut en vint minuts.
Aquesta pàgina tracta precisament d’això: agafar un document que ja tens i convertir-lo en material per ensenyar: un SOP que algú pugui seguir, un vídeo curt que pugui veure, un informe breu que pugui llegir per sobre o un qüestionari que comprovi si ho ha entès.
Aquesta és una guia de flux de treball. Cada eina té el seu propi article; aquesta pàgina explica quines cal fer servir, en quin ordre i per què.
Converteix un SOP o una política en un vídeo de formació narrat
- Puja el document. Pots fer servir un PDF, un fitxer Word o una presentació PowerPoint. Si és un manual llarg, tria només les pàgines que tracten aquest procediment.
- Obre Nou → Videolliçó. Tria la durada, l’idioma i la veu. Els plans de pagament permeten establir una durada objectiu d’1 a 45 minuts, Free es manté en uns 2 minuts i la narració està disponible en més de 70 idiomes.
- Conserva la redacció aprovada si et cal. Activa Fes servir el meu guió tal com està escrit i la veu narradora llegirà la font paraula per paraula en lloc d’escriure un guió didàctic.
- Revisa’l. Llegeix la transcripció i mira el vídeo abans que ningú més. La persona responsable del procediment hauria de ser qui hi doni el vistiplau.
- Comparteix-lo. Publica’l a la Biblioteca de l’equip o envia’n un enllaç. Els plans de pagament també permeten baixar un MP4 de fins a 1080p i un paquet d’exportació amb subtítols
.vtti.srtper a la intranet o l’LMS. Crea un qüestionari a partir del mateix fitxer si vols una comprovació independent.
Un vídeo costa 1 Crèdit de Creació amb IA amb el model predeterminat, més 1 si supera els 15 minuts o 2 si supera els 30.
Què no fa
- Sense avatar. No hi ha cap presentador a la pantalla, sincronització labial ni vídeos de banc d’imatges. El vídeo consisteix en escenes animades amb narració.
- Sense SCORM, xAPI ni LTI. Incorpora el vídeo a un LMS com a MP4 o mitjançant una inserció.
- Sense inscripcions, dates límit, tasques ni certificats. Scholarly no és un LMS. En un pla d’equip de pagament, Lliçons compartides mostra qui ha obert una lliçó compartida amb l’equip, si l’ha acabada i quina puntuació ha obtingut a les preguntes. Això informa de la reproducció i les respostes, però no certifica que s’hagi completat la formació.
- Sense validació del compliment normatiu. El guió es basa en el teu document, però la IA encara pot cometre errors i Scholarly no pot determinar si la política està actualitzada o compleix les normes de l’organisme regulador. Fes que la persona responsable de la política revisi cada vídeo i conserva els registres formals de formació en el sistema que els auditors ja accepten.
Comparació amb altres eines
Tria segons el que hagi de fer el vídeo. Aquestes dades es van consultar al web de cada proveïdor el 30 d’octubre de 2026. Els plans canvien, així que comprova’ls abans de comprar.
| Eina | Punt de partida | Presentador a la pantalla | Exportació SCORM | Tria-la quan |
|---|---|---|---|---|
| Scholarly | PDF, Word, PowerPoint, notes, enllaços | Cap | Cap | Vols una narració escrita només a partir del teu document, un qüestionari del mateix fitxer i un enllaç o un MP4 |
| Colossyan | PDF, PowerPoint, Word, URL, guió | Avatars d’IA | 5 al mes amb Professional, il·limitades amb Enterprise, cap amb Starter | Necessites un avatar i distribuir el contingut mitjançant un LMS |
| Synthesia | Documents, instruccions, PowerPoint, guió | Avatars d’IA | Enterprise | El vídeo necessita un presentador a la pantalla |
| HeyGen | PowerPoint, PDF, guió | Avatars d’IA | Business | Vols avatars i clonació de veu |
| Guidde | Captura de pantalla; PDF, presentacions i documents amb Business | Veu en off sobre la pantalla; un complement d’avatar virtual i avatars personalitzats amb Enterprise | Enterprise | El procediment es fa dins d’un programa que pots enregistrar |
| Gemini Notebook (abans NotebookLM) | Fonts del quadern | No se n’indica cap | No se n’indica cap | Vols un vídeo de resum ràpid de les fonts; els plans Free i Plus no inclouen l’eliminació de la marca d’aigua |
Si un presentador a la pantalla o el seguiment SCORM són requisits imprescindibles, una de les eines amb avatars és una compra més adequada. Per obtenir-ne més detalls, consulta les comparacions amb Synthesia, Colossyan i Guidde.
Comença pel resultat, no per l’eina
L’error més habitual és obrir l’eina que coneixes en lloc de la que correspon al material que has de lliurar. Fes servir Nou o Més eines per triar el resultat que necessites. Aquesta taula agrupa les eines segons el tipus de material:
| Grup | Què inclou | Què n’obtens |
|---|---|---|
| Escolta i mira | Pòdcast, videolliçó, transcripció | Contingut que es pot consumir sense llegir: una explicació narrada, un episodi per escoltar durant el trajecte a la feina o una transcripció clara d’una sessió |
| Presenta | Diapositives, infografia, mapa mental | Material per presentar davant d’un públic o un únic element visual que s’entén d’un cop d’ull |
| Escriu | Informe, SOP, estudi de cas, notes de reunió, pàgina, Document amb IA | Un document per llegir, seguir o distribuir |
| Recerca i dades | Recerca en profunditat, full de càlcul, cronologia | Una resposta amb citacions, un conjunt de dades estructurat o una seqüència d’esdeveniments |
Fes servir Puja per afegir un fitxer, enganxar text o triar un enllaç. Google Drive està disponible al selector de fonts un cop l’has connectat. Els formats d’estudi inclouen targetes d’estudi, resums, fitxes d’activitats i llibres de contes. El grup En blanc ofereix punts de partida com ara una taula, un conjunt de targetes, un qüestionari, un PDF o una carpeta.
Tria la fila que correspongui a l’ús que es farà del material. Si les persones han de fer alguna cosa, et cal un SOP. Si han d’entendre alguna cosa, et cal una videolliçó o un resum. Si necessites saber si ho han retingut, et cal un qüestionari.
Quatre fórmules que funcionen
Cadascuna indica una font real, una cadena de materials i el motiu d’aquest ordre. Tots els passos es basen en les mateixes fonts, de manera que no les has de tornar a pujar.
1. Incorporació d’una persona a l’equip
Font: el manual del personal, dos o tres PDF de polítiques i un enregistrament de pantalla compartida d’algú fent la feina.
Cadena: SOP → resum → qüestionari.
Per què en aquest ordre: el SOP va primer perquè obliga a convertir el material en accions ordenades, allò que un manual acostuma a explicar pitjor. Un cop definits els passos, el resum n’explica el perquè i el qüestionari et diu si la persona que s’incorpora ha assimilat les parts importants. Si ho fas en l’ordre invers, el resum ensenyarà un procés que encara no has acabat de definir.
Puja l’enregistrament com a font juntament amb els documents. Els comentaris de passada de la persona experta, com ara «al març vam deixar de fer-ho així», acostumen a ser el contingut més valuós que tens i no apareixen enlloc del manual.
2. Formació sobre un producte que es va actualitzant
Font: les notes de versió i les especificacions de cada versió.
Cadena: una videolliçó curta per versió → un informe breu d’una pàgina creat amb Document amb IA.
Per què en aquest ordre: aquesta formació falla quan és massa llarga per veure-la, no quan li falta profunditat. Una explicació narrada de cinc minuts per versió es mira; una presentació trimestral de 40 pàgines, no. Fes primer el vídeo, perquè t’obliga a decidir què ha canviat realment per al client. Després genera el document d’una pàgina com a material de consulta que el comercial pot tenir obert durant una trucada.
Mantén un vídeo per versió en lloc d’un únic vídeo que vagi creixent. Els materials petits i datats resisteixen millor el pas del temps; una sola peça enorme queda obsoleta de cop.
3. Recollir el coneixement d’una persona experta abans que marxi
Font: una sessió enregistrada, una demostració guiada, una entrevista o un taller.
Cadena: transcripció → pla de lliçó → fitxa d’activitats → conjunt de targetes d’estudi.
Per què en aquest ordre: la transcripció és el recurs clau. S’hi poden fer cerques, es pot citar i serveix de base per a tots els materials posteriors. Per això, crea-la primer i conserva-la, encara que ningú no la llegeixi de cap a cap. El pla de lliçó converteix una hora de conversa sense estructura en blocs didàctics amb objectius i durades. La fitxa d’activitats dona a l’alumne alguna cosa per fer amb cada bloc. Les targetes d’estudi cobreixen les poques dades i definicions que cal recordar en lloc de consultar.
Enregistra directament a Scholarly o puja un àudio que ja tinguis. Consulta Notes de reunió amb IA.
4. Feina per a clients i recerca
Font: un conjunt d’informes, documents oficials, documents de proveïdors o articles publicats.
Cadena: un informe de recerca amb citacions → un estudi de cas.
Per què en aquest ordre: l’informe de recerca fa la lectura i, sobretot, inclou les citacions. Així, quan un client pregunta «d’on surt aquesta xifra?», la resposta és a un clic en lloc de requerir tota una tarda. Després, l’estudi de cas s’escriu a partir de l’informe en lloc del conjunt de documents originals. Això permet que sigui breu i que es pugui rastrejar cada afirmació fins a la font.
Els estudis de cas són un dels tipus de document que produeix Document amb IA, juntament amb informes, informes breus, cronologies i fulls de càlcul.
Incorpora primer la font
Els resultats depenen de la qualitat del material que hi introdueixes. Abans d’obrir una finestra de creació, incorpora-hi la font real.
- Què pots pujar: PDF, Word (
.docx), PowerPoint (.pptx,.ppt), text i Markdown, imatges i fotografies de pàgines impreses o pissarres, fitxers d’àudio, fulls de càlcul i fitxers de dades, i codi. Trobaràs la taula completa a Formats de fitxer compatibles. - Enllaços i vídeos: enganxa l’URL d’una pàgina web o d’un PDF, o un enllaç de YouTube. Un seminari web enregistrat, una conferència o una demostració de producte es converteix en una font com qualsevol altra. Consulta Fonts de YouTube.
- Enregistraments: enregistra una reunió o una demostració guiada al navegador, o puja un àudio existent. Obtens una transcripció, un resum i accions pendents, i l’enregistrament pot servir de font per a qualsevol altre material. Consulta Notes de reunió amb IA.
- Google Drive: tria fitxers concrets mitjançant el selector de Google. Consulta Connexions.
Quantes fonts pot combinar una creació
La majoria d’eines de creació fan servir el límit de fonts del teu pla. Algunes eines, com ara Text a veu i Transcripció, tenen un límit inferior específic del format que es mostra al selector:
| Pla | Fonts per creació |
|---|---|
| Free | 1 |
| Premium Lite, on estigui disponible | fins a 3 |
| Premium | fins a 10 |
| Laureate | fins a 20 |
Aquesta xifra determina si «el manual més tres polítiques més l’enregistrament» es converteix en un sol material o en quatre. Consulta Plans i límits.
Fes servir intervals de pàgines en PDF llargs
Per a un PDF, tria un interval de pàgines a la finestra de creació. Un manual de 200 pàgines produeix un resum imprecís; el capítol 4 d’aquell manual en produeix un de precís. Delimitar la font és l’hàbit que aporta més valor en tot aquest flux de treball, i és més ràpid que tornar a generar un resultat que ha quedat massa superficial.
Adapta el resultat a la manera de comunicar de l’organització
Els resultats genèrics són el motiu pel qual moltes persones deixen de fer servir una eina com aquesta. Els Perfils de personalització ho resolen: un sol perfil desat aplica instruccions reutilitzables («llenguatge planer, sense abreviacions internes, ortografia britànica, indica sempre l’equip responsable»), un model d’IA preferit i una identitat visual a cada creació que comences.
Tres nivells, de menys a més abast:
- Perfil personal: el teu, disponible a totes les finestres de creació.
- Predeterminat del projecte: estableix un perfil com a predeterminat d’un projecte i tots els xats i les creacions que s’hi iniciïn el reutilitzaran sense que ningú l’hagi de triar. Consulta Projectes.
- Perfil d’equip: un administrador de l’equip publica perfils compartits des d’Equip → Perfils d’IA, i tots els membres els poden aplicar. Una persona defineix l’estil de l’organització i les presentacions, els documents i els vídeos de tothom mantenen la coherència.
Mantén cada feina en un sol projecte
Un projecte conté les fonts, tot el que se n’ha creat, els xats relacionats i les instruccions permanents d’una feina concreta. «Incorporació», «Formació del tercer trimestre», «Recerca per al client Acme».
Fes-ho també amb les feines petites. El valor es veu més endavant: quan hagis d’actualitzar el material al cap de sis mesos, tot el que vas fer servir ja serà en un sol lloc, amb les instruccions que van produir el resultat, i no hauràs de reconstruir quins quatre PDF es van fer servir per a cada vídeo.
Lliura el material
Tens dues maneres de lliurar-lo, cadascuna adequada per a necessitats diferents.
- Comparteix un enllaç. És l’opció més ràpida, sempre està actualitzada, permet accedir-hi sense compte amb Qualsevol persona amb l’enllaç o Públic, segons la configuració de l’enllaç, i t’indica quantes persones l’han obert. Tots els plans permeten compartir enllaços; per baixar PDF cal un pla de pagament. Consulta Compartició i col·laboració.
- Exporta el fitxer. Quan el material ha d’estar al teu LMS, a la intranet o a la safata d’entrada d’algú, exporta’l com a Word, PowerPoint o directament a Google Docs / Google Slides. Les exportacions editables requereixen un pla de pagament. Una exportació és una còpia independent: editar-la no modifica l’original ni la seva configuració de compartició. No tots els tipus de contingut es poden exportar; trobaràs la taula completa a Exporta la teva feina.
Mantén-lo actualitzat
L’avantatge de generar contingut a partir d’una font és que el pots tornar a generar a partir d’aquesta mateixa font.
Torna’l a generar en lloc d’editar-lo a mà. Quan canviï la política, substitueix el document font i torna a generar el material. Si has estat editant el SOP a mà, aquestes modificacions es perden quan canvia el document de base i acabes mantenint dues versions de la veritat. Fes que la font sigui la referència.
Programa l’actualització. A l’últim pas d’una finestra de creació, Programa posa la creació a la cua per a un dia i una hora concrets en lloc d’iniciar-la ara. Fixa-la per a la data de revisió, el final del trimestre o una altra data de revisió. Confirma que les fonts seleccionades són les versions que vols que faci servir la tasca programada; la programació no detecta polítiques noves. Cada programació s’executa una sola vegada, així que programa la següent quan recullis el resultat de l’anterior. Consulta Tasques programades.
Substitueix, no acumulis. Quan un document quedi substituït per una versió nova, canvia’l dins del projecte en lloc d’afegir-hi una segona còpia. La qualitat dels resultats basats en fonts depèn del material disponible, i dues versions d’una política produeixen respostes que barregen totes dues.
Aplica-ho a un equip
Tot el que hem explicat funciona igual per a un grup, amb un afegit: les fonts es desen en una biblioteca compartida perquè ningú no hagi de tornar a pujar el manual, i el projecte pot ser propietat de l’equip perquè la feina perduri encara que marxi la persona que el va configurar. Consulta La Biblioteca i els Projectes del teu equip i Scholarly Teams.
Articles relacionats
- SOP amb IA, el document de procediment al centre de la majoria de cadenes d’incorporació.
- Videolliçons amb IA, explicacions narrades a partir del teu propi material.
- Consulta qui ha acabat una lliçó, la taula per persona de les lliçons compartides amb un equip.
- Perfils de personalització, instruccions, model i identitat visual que es desen una vegada i es reutilitzen a tot arreu.
- Exporta la teva feina, quins tipus de contingut es poden exportar a Word, PowerPoint i Google.
- La Biblioteca i els Projectes del teu equip, per aplicar aquest flux de treball amb altres persones.