AI 訓練影片產生器會將內部文件轉成方便觀看的課程。在 Scholarly 中,你可以選擇最多 10 個工作檔案(Laureate 可選 20 個),例如 SOP、政策 PDF、投影片簡報或新人手冊,並取得完全根據這些檔案撰寫腳本、附有旁白與章節的訓練單元,製作完成後即可立即交給團隊。
多數文件轉影片工具只是將頁面加上動畫,這個工具則會根據內容教學。產生器會閱讀你選擇的每個檔案,擷取其中的作業程序、規則或產品知識,再規劃課程:新人必須先理解什麼、哪些步驟值得獨立成一個場景,以及提醒事項應放在哪裡。接著,它會將課程製作成配有旁白的動畫影片,並在每個階段加入章節標記。
影片製作完成後,來源檔案仍會保留在 Scholarly 資料庫中。這對訓練很重要:當稽核人員或新任主管詢問影片中的說法出自何處時,你可以對照團隊已核准的文件進行查證。
最適合的輸入資料,是記錄實際工作方式的文件:標準作業程序、新人手冊、法規遵循政策、安全程序、產品與功能指南、銷售作戰手冊,以及匯出的 wiki 頁面。當決策或操作說明需要傳達給更廣泛的團隊時,會議錄音與相關筆記也很適合。
單一訓練單元可同時參考 10 個檔案(Laureate 可參考 20 個),因此當作業程序和相關政策分別存放在不同 PDF 時,也能一起使用。可供機器讀取的文字能產生最清晰的腳本;掃描手冊也能使用,準確度則取決於掃描品質。
錄製操作教學會耗費領域專家半天時間:寫腳本、反覆拍攝、剪輯、匯出。更麻煩的是,內容會過時。六個月後,介面變了、講者離職了,也沒人自願重錄,新進員工只好繼續看過時的影片學習。
生成方式解決了內容過時的問題,因為影片是根據文件產出的成果。保持文件最新,在變更後重新生成,訓練內容就能持續符合實際情況。推出前仍需預覽每個訓練單元,因為它代表你的作業流程,花兩分鐘審閱很值得。
能快速獲得成效的團隊,通常遵循相同順序:將訓練單元連結發布在受眾原本就會查看的地方,例如新人到職檢查清單、團隊 wiki 或培訓頻道;附上由同一批來源檔案製作的測驗;並在文件的變更紀錄中註明已有影片版本。在 Scholarly 團隊版中,將來源檔案放在共享資料庫,任何擁有者、管理員或成員就能重新生成或延伸訓練內容,無須翻找電子郵件附件。若要進行新人微學習,請為每項作業程序生成一個短篇單元,並各自搭配測驗,而不是製作一部長影片。這樣新人幾分鐘內就能完成一個步驟,主管也能在程序變更時只替換單一單元。